Cómo gestionar el contenido de producto internamente. El proceso.

Ya hemos comentado en más de una ocasión que la transformación digital empieza con la gestión de contenido de producto. Cada vez más, los fabricantes de materiales tienen la necesidad de trabajar sus fichas de producto por las ventajas que este tipo de proyectos conllevan.  Mejorar la conversión, fidelizar al cliente y consolidar la imagen de marca en un mundo omnicanal son solo algunas de ellas.

La extensión de la cartera de productos de los fabricantes de materiales hace que muchos de ellos contacten con expertos para este tipo de proyectos. Sin embargo, no siempre es posible externalizar este trabajo. En ocasiones:

  • La limitación de recursos económicos hace que el proyecto se tenga que llevar a cabo internamente.
  • O las características del producto son tan específicas y difíciles de gestionar que ninguna entidad externa podría asumir el trabajo.

En estos casos, ¿qué proceso debería seguir el fabricante? A continuación, te proponemos un listado de pasos que pueden actuar como base metodológica para todas aquellas marcas que se encuentren en una situación similar:

  1. Situación de partida y definición de objetivos
  2. Clasificación y distribución de información de producto
  3. Selección de herramientas de gestión
  4. Identificación de información actual
  5. Definición del equipo de trabajo
  6. Ejecución y controles de calidad

1. La situación de partida y la definición de objetivos

La primera pregunta que debemos responder es por qué está el proyecto encima de la mesa: dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos. ¿Estamos siendo proactivos o reactivos? ¿Queremos adelantarnos a tendencias? ¿O el mercado va más rápido que el desarrollo interno? Por ejemplo:

  • ¿El distribuidor me está solicitando información más completa? ¿Ordenada? ¿Clasificada de una determinada manera?
  • ¿Queremos vender en nuevos canales?

Asimismo, y como en cualquier otro proyecto, en el proceso de definición de objetivos, debemos tener en cuenta tanto los plazos de entrega como el presupuesto disponible.

2. La clasificación y distribución de información de producto

En esta segunda fase clave tomaremos decisiones sobre 3 aspectos centrales del proyecto: los criterios de clasificación que queremos seguir, los campos de información necesarios y el formato de distribución de la información. Es necesario conocer con detalle dónde queremos llegar para poder organizar el trabajo interno.

a) Criterios de clasificación interna vs. estándares del mercado. Generalmente los fabricantes de materiales clasifican sus productos según criterios definidos internamente. Estos grupos de clasificación se generan en base a intereses internos, comerciales o basándose en el conocimiento del usuario. Imaginemos que somos un fabricante de luminarias led. Varias posibles clasificaciones del producto serían:

  • Según el tipo de casquillo: e27, e14, e40, gu10, gu5.3, G4, G9…
  • Según la tecnología: filamento, dicroica, halógena, regulable, SMD, COB, DIP, etc.
  • O incluso según el color de la luz: blanca, azul, roja, neón…

A parte de estas agrupaciones internas, es posible que las necesidades del proyecto requieran que el producto se ordene según clasificaciones estándar. En estos casos, será un distribuidor o cliente quien lo solicite. Algunas posibles opciones serían:

    • ETIM para el sector eléctrico.
    • ECL@SS para otros sectores con características técnicas.
    • O UNSPC para múltiples sectores, definido por la ONU

b) Una vez definidos los criterios de clasificación, tendremos que concretar los campos de información que son necesarios para cada tipo de producto. También los valores y unidades que pueden utilizarse en cada uno de los casos. Siguiendo con el ejemplo de las bombillas led, los campos podrían ser:

  • Tipo de casquillo
  • Potencia nominal
  • Lumens
  • Consumo energético
  • Temperatura del color
  • Vida útil
  • Forma
  • etc.

c) Finalmente, también tendremos que definir el formato de distribución de la información que necesitaremos. Algunos posibles casos son:

  • ¿Necesita mi página web un archivo .xml cada noche?
  • ¿O hay clientes que me piden .xml bajo formato BMEcat?

3. La selección de herramientas de gestión

Una vez definido el “dónde queremos llegar”, tenemos que trabajar en la selección de herramientas de gestión que nos permitan completar dicho objetivo. Toda marca que se esté planteando un proyecto de estas características debe olvidarse de trabajar en Excel. Así, será necesario definir qué software PIM nos ayudará a centralizar la información. Los criterios de selección pueden ser varios. Los más importantes:

  • Si queremos trabajar con un software open source o de pago.
  • El precio.
  • Y la necesidad de trabajar con herramientas que faciliten la conexión con estándares.

4. ¿De qué información disponemos actualmente?

El siguiente paso será definir qué información ya está disponible internamente, así como su origen:

  • El ERP, por ejemplo, dispondrá del código de los productos, el precio, su estado de vida y la información logística.
  • El departamento técnico controla los datos técnicos.
  • Y es posible que el equipo de marketing haya creado descripciones de producto atractivas o disponga de fotografías en alta calidad.

En definitiva, necesitamos controlar qué información tenemos exactamente para poder completar todos los puntos definidos en el paso 2.

5. Definición del equipo de trabajo

Dependiendo de la información disponible y los gaps de información, necesitaremos un equipo u otro:

  • Siempre será necesario alguien que dirija el proyecto.
  • Necesitaremos personal técnico si este tipo de datos son necesarios.
  • Redactores si precisamos de descripciones comerciales; así como personal de marketing que otorgue un enfoque más comercial.
  • Traductores si la información debe presentarse en otros idiomas.
  • O fotógrafos si debemos centrarnos en recursos visuales.

También en esta fase es necesario revisar si se requiere de personal externo que guíe la implantación del proyecto.

6. Ejecución y controles de calidad

Una vez definidos los objetivos, las necesidades de información y el equipo de trabajo pasaremos a la fase de implantación. Es importante recordar que este tipo de trabajos son proyectos vivos, que no acaban nunca, pues los productos están en evolución continua.  Por ello, es muy importante establecer controles de calidad de información que nos permitan hacer un seguimiento exhaustivo de su implantación.

Observaciones finales

Si eres fabricante de materiales y están inmerso en un proyecto de estas características, recuerda que podemos ayudarte. No dudes en contactar con nosotros si surgen dudas en el proceso.

En Telematel somos expertos en la gestión de contenido de producto.

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