En este artículo, cubriremos los siguientes apartados:
1. ¿Qué es la gestión de almacenes?
La gestión de almacenes es un concepto asociado a la recepción de materiales, su almacenamiento y los movimientos de los artículos (dentro del propio almacén o entre delegaciones). Así, cubre todos los procesos que realiza una empresa desde que recibe el producto (abastecimiento) hasta que lo sirve a clientes (distribución). Y su principal objetivo es garantizar el suministro al comprador de forma ininterrumpida. Se trata, por lo tanto, de una función clave en cualquier organización. Y que es especialmente relevante en las empresas de distribución.
Precisamente por su relevancia, hoy focalizaremos nuestro artículo en la gestión de almacenes en empresas distribuidoras. También detallaremos 5 aspectos clave que nos permitirán hacerlo de forma eficiente.
2. Objetivos de la gestión de almacenes
La eficiencia en este contexto implicaría los siguientes puntos:
- Agilizar la respuesta y mejorar la atención al cliente en la venta.
- Reducir costes y optimizar la cantidad de stock en el almacén.
- Minimizar el tiempo que los productos pasan almacenados.
- Tener el máximo control del inventario.
- Y minimizar las operaciones de manipulación y transporte de los materiales.
Veamos cómo podemos conseguirlo.
3. El primer paso necesario en la gestión de almacenes es dimensionar la necesidad de la empresa distribuidora
¿Por qué? Porque según las necesidades, se deben aplicar un escalado de soluciones u otras. Las variables que determinarán estas necesidades son:
- El volumen de actividad de la compañía.
- La cantidad de referencias que comercialice.
- El número de delegaciones que existan.
- Y la funcionalidad de cada una de estas delegaciones.
4. A partir de aquí, la segunda clave siempre será comprar con eficiencia
Como os podéis imaginar, comprar con eficiencia perseguirá un objetivo principal: evitar las temidas roturas de stock en la gestión de almacenes. O lo que es lo mismo, no poder servir pedidos al cliente porque no disponemos de suficiente material en el almacén.
El reto, de todas formas, es encontrar un balance adecuado. Ya que, al mismo tiempo que evitamos roturas de stock, debemos asegurar también que no almacenamos más de la cuenta en el almacén. Es decir, que tampoco incurrimos en sobrestocks.
Para calcular el volumen de compras adecuado, existen soluciones tecnológicas que realizan los cálculos de necesidades de material de forma automatizada. En nuestro caso, esta solución se denomina Ready Stocks. Y los cálculos están basados en una fórmula que combina estos elementos:
- Cantidades mínimas y máximas que debemos tener por cada artículo.
- Temporalidad, demanda histórica y volumen de rotación por meses.
- El inventario y las reservas del producto.
- La posible existencia de artículos en las distintas delegaciones de una misma compañía.
- Y el periodo de entrega medio de los diferentes productos y proveedores.
En definitiva, el objetivo en la gestión de almacenes es que el sistema te pueda decir: “necesitas comprar exactamente esto”. Se trata de automatizar decisiones de compra para evitar errores y asegurar el mejor servicio posible al cliente.
5. Clave 3: Controlar la ubicación de los productos almacenados para agilizar la logística y la atención al comprador
En este punto, empezamos a hablar de aspectos del área logística en la gestión de almacenes. Uno de ellos es conocer exactamente la ubicación de cada material. Para ello, se recomienda disponer de un ERP para distribuidores, donde se pueda informar de la estructura del almacén y de las ubicaciones de cada uno de los artículos. En definitiva, se trata de realizar un mapeo preciso que nos permita ganar eficiencia.
Cuando el mapeo está informatizado, el propio ERP informa de las rutas más eficientes. Es decir, de aquellas que son ordenadas y minimizan los pasos de los operarios en la preparación de pedidos. Y de esta forma, ganamos eficiencia y aumentamos la rapidez en las preparaciones y entregas. Mejoramos el servicio al cliente y ahorramos tiempo a nuestros operarios.
6. Inventarios continuos para tener máximo control del stock
La cuarta clave para una buena gestión de almacenes es maximizar el control del stock. Para ello, se recomienda realizar inventarios rotativos y continuos que nos permitan conocer:
- La inversión disponible en inmovilizados en cada momento.
- Y la cantidad de productos exacta que está almacenada y lista para servir.
En este artículo, encontraréis una guía que explica cómo hacer inventarios. A nivel resumen, os adelantamos que:
- La primera condición es tener un almacén bien organizado con todas las ubicaciones de producto bien controladas.
- También es necesario definir un criterio de rotación único. Es decir, identificar si realizaremos inventarios por marcas, por pasillos, etc. Así como definir cuándo se realizarán los inventarios.
- Además, es recomendable automatizar en la medida de lo posible el proceso con el uso de nuevas tecnologías.
- Y formar a los empleados para ganar eficiencia.
7. Y para cerrar el artículo, hablemos sobre cómo modernizar la recepción de mercancías
Sí, igual que podemos automatizar los procesos de preparación de pedidos o el control del inventario, también podemos ganar eficiencia en la entrada de mercancías. Existen aplicaciones móviles para almacén que te permitirán:
- Recepcionar de forma simultánea diversos pedidos.
- Gestionar la entrada de materiales a partir de la referencia de producto del fabricante, aunque no dispongas del código de barras.
- Identificar fácilmente el material que entra que ya está reservado para que pueda apartarse y servirse más rápidamente.
- Asegurar la trazabilidad de todas las entradas.
En definitiva, en este artículo, hemos visto cómo se realiza una correcta gestión de almacenes. Y hemos cubierto todos los procesos asociados a este cometido: recepción de mercancías, almacenaje, control de inventarios y elaboración de pedidos.
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