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¿Cómo hacer inventarios de almacén? Todo lo que debes saber para realizar inventarios rápidos y efectivos.

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Hacer inventarios de almacén es una práctica habitual en cualquier empresa distribuidora. Para empezar, nos ayuda a no comprar material cuando ya disponemos de suficiente producto en el almacén. O al contrario, evita que prometamos entregas rápidas cuando hay rotura de stock de un producto. Si te has visto perjudicado por alguna de estas dos situaciones en algún momento, este artículo puede ayudarte.

En este artículo, cubriremos los siguientes apartados:

1. ¿Qué es exactamente un “inventario”?

Realizar un inventario es, sencillamente, la acción de contar el material que tienes en el almacén. De esta forma, se puede disponer de un listado preciso con todos los productos que tenemos. Al contar y conocer el detalle de nuestro stock, podemos comparar los datos reales con los que tenemos almacenados en nuestros sistemas informáticos. Por ejemplo, en un software de gestión o en un Excel. Si estos números no coinciden, entonces se procede a regularizarlo informáticamente.
Es decir, a informar de los valores correctos.

2. ¿Qué objetivos se persiguen?

Al hacer inventarios de almacén, se persiguen distintos propósitos:

  • Desde el punto de vista financiero, podemos conocer el dinero que tenemos inmovilizado en compra de materiales. En este caso, el objetivo es saber si podemos convertir esa inversión en ganancias y en qué tiempo podría conseguirse.
  • Desde el punto de vista de la gestión, nos permite conocer la cantidad real de productos que tenemos en nuestro almacén. Y a partir de aquí, podemos introducir estos datos en nuestros programas de gestión. Es decir, aseguramos que los datos informáticos de stock reflejan con exactitud lo que pasa en la realidad del almacén. Así, en el momento de reaprovisionar, realizar compras o vender, podemos basarnos en datos reales. Y evitamos los problemas que explicábamos al principio del artículo.

3. ¿Cómo hacer inventarios? ¿Qué tipos existen?

¿Cómo hacer inventarios? En la práctica hay dos formas principales de realizar esta acción:

  • Los inventarios anuales. En este caso, se contabilizan los productos una vez al año. Lo que implica que, durante el resto del ejercicio, la fiabilidad de los datos se va degradando. Hay que pensar que cualquier almacén es un sistema vivo, donde pueden ocurrir errores en la entrega de material. O directamente, los productos pueden llegar a desaparecer. Además, este sistema de contabilización también es generalmente menos fiable. Realizar un conteo de productos completo requiere de mucha intensidad, y se realiza durante varios días seguidos. En este sentido, las probabilidades de error son más altas que si se trabaja dividiendo las tareas de conteo. Es decir, con inventarios rotativos.
  • Las empresas más grandes tienen que optar por otro tipo: los inventarios rotativos. Esto significa que el stock se va regularizando a medida que va pasando el año. Para ello, las compañías disponen de herramientas que agilizan el proceso.

En general, la decisión de optar por inventarios anuales o rotativos depende del tamaño del almacén. Aquellos que son relativamente pequeños, pueden parar la actividad comercial un par de días para realizar el conteo. Aunque también es cierto que las empresas más pequeñas tienen difícil parar la actividad, y pueden llegar a pasar años sin realizarlos.

4. ¿Qué tipo de inventario recomendamos realizar desde Telematel? ¿Y cómo hacer inventarios?

El primer consejo sería: “cuanto más automatizado, mejor”. Y el segundo: “es recomendable optar por los rotativos”. Por una razón principal, y es que no todas las empresas pueden permitirse el lujo de parar la actividad comercial para realizar conteos.

A partir de estas premisas, ¿cómo se hace un inventario?

1.  La primera condición es tener un almacén bien organizado. Es decir, tener controladas las ubicaciones de los productos en el almacén y tener un buen sistema de reaprovisionamiento. De esta forma, el stock está bien controlado de base y la regularización del stock se limitará a una serie de artículos pequeña.

2. También es importante definir un criterio único de rotación. Es decir, que el conteo se realice por marcas o por pasillos. Hay algunas empresas que, incluso, se plantean realizar inventarios rotativos solo de lo que se ha movido el día anterior.

3. Los sistemas automáticos ayudan a ser eficientes en este proceso. Por ejemplo, utilizando pistolas de radiofrecuencia que aceleran el conteo.

4. El rotativo se recomienda realizar diariamente.

5. Y en un almacén bien organizado, con los materiales bien identificados, cualquier empleado puede hacer el conteo. Aunque lo habitual es que esta tarea la realice el personal del almacén. En este sentido, es importante que el encargado de contabilizar el material conozca las particularidades del producto. Por ejemplo, algunos materiales se contabilizan por bolsa, otros de manera individual, etc.

5. ¿Cómo facilita este proceso el ERP de Telematel?

El ERP Go!Manage de Telematel dispone de herramientas para realizar inventarios anuales y rotativos. Se adapta a los diferentes perfiles de clientes y a sus necesidades:

  • Para almacenes pequeños que realicen una gestión más manual, permite sacar listados en Excel de los productos para mejorar el control del proceso.
  • Y por otro lado, también atiende las necesidades de almacenes grandes. Por ejemplo, con multidelegación:
    • En estos casos, las distintas delegaciones, se envían materiales. Y es lo que se conoce como “material en tránsito”. El ERP Go!Manage también permite gestionarlo.
    • Por otra parte, en los casos de almacenes multidelegación, cada almacén puede optar por hacer el tipo de inventario que considere oportuno. Ya sea rotativo o anual, dependiendo del tamaño del almacén. Sea cual sea la combinación, con nuestro programa de gestión esta información se consolida en un único dato estructurado.
  • Para aprender cómo hacer inventarios, solamente nos falta definir las particularidades de los almacenes de materiales. Vayamos a ello.

6. ¿Qué particularidades encontramos en las empresas distribuidoras de materiales?

En el caso de las distribuidoras de materiales, también debemos considerar estos dos aspectos:

  • La diversidad de materiales. En concreto, la gran diversidad de productos y sus embalajes. Pensemos que un almacén de materiales medio puede llegar a trabajar con 240 marcas y 30.000 artículos. Este aspecto es un reto diferencial con otro tipo de empresas de distribución. Y en este sentido, es importante que las personas que gestionan los almacenes sean conocedoras del producto, porque cada tipología puede requerir de distintos criterios de contabilización. Por ejemplo, a través de cajas, bolsas con un determinado número de unidades, o incluso, contabilizar por peso (en materiales muy pequeños).
  • También es esencial realizar una gestión de compras, ventas y devoluciones coherente. En este sentido, nos referimos a evitar algunas malas praxis que pueden impactar negativamente al hacer el inventario. Si evitamos prácticas como el borrado de albaranes o las líneas de albaranes, la gestión del inventario será mucho más fiable.

En este artículo te hemos explicado cómo hacer inventarios. Si eres una empresa distribuidora y quieres aprender más sobre gestión de almacenes, te recomendamos que te dirijas a esta sección de nuestro blog.

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