Las roturas de stock: ¿Qué son y cómo evitarlas?

Una rotura de stock (o ruptura de stock) se produce cuando una empresa distribuidora no tiene cantidad suficiente de un determinado producto (o varios) y, por lo tanto, no puede abastecer la demanda de sus clientes. Cuando esto ocurre, normalmente, las empresas contactan con el fabricante o proveedor de dicho producto y realizan el pedido. Pero así, se pierde inmediatez en el abastecimiento de las necesidades de los clientes.

Para Telematel, sin embargo, una rotura de stock se produce cuando un almacén dispone de menos cantidades de producto de las que considera mínimas. (No tiene por qué ser 0, podrían ser 2). Este número dependerá de la estrategia de la empresa y de la periodicidad con la que esta compra sus productos.

En este artículo, se explica con detalle:

¿Por qué es más probable que se produzcan roturas de stock en la distribución de materiales?

En el sector de la construcción, no se da la compra just in time, como puede suceder en otro tipo de sectores como, por ejemplo, en el de la moda. En estos casos, el departamento de compras debe actuar con una previsión que va de 15 días a varios meses. De lo contrario, se pueden producir largos períodos de espera y es muy probable que la empresa entre en rotura al no contener las cantidades suficientes de productos y no poder abastecer la demanda de los clientes.

¿Qué consecuencias tienen las roturas de stock para las empresas distribuidoras?

Una rotura de stock puede afectar a una empresa distribuidora de varias formas. Las más importantes son:

  • La pérdida de satisfacción del cliente y, consecuentemente, la pérdida de ventas. Ya que cuando un cliente demanda la entrega de un determinado producto y no se le puede ofrecer, quedará insatisfecho y, por lo tanto, deberá solicitar este producto a otra empresa.
  • La pérdida de credibilidad y fiabilidad de la eCommerce.
Como cualquier otro canal de venta físico, una eCommerce presenta sus especificaciones, cláusulas y formas de trabajar. En el sector de la compra online, se produce rotura de stock cuando la empresa está vendiendo algún artículo del que no dispone o cuando una determinada referencia se muestra siempre sin stock.

¿Cómo se cuantifican las roturas de stock en la contabilidad de la empresa?

Las roturas de stock se pueden cuantificar en la contabilidad de una empresa distribuidora de varias formas. Existen herramientas con indicadores específicos para gestionar productos en almacén. El software de Telematel, Analytics Distribución, es una solución que ofrece a las empresas distribuidoras la posibilidad de visualizar las cantidades perdidas de un determinado artículo. Es decir, las cantidades que se generaron en un pedido de venta.

¿Cuáles son los motivos que causan las roturas de stock?

  • Vender con mucha frecuencia. Los productos de mayor rotación se deben tener muy en cuenta a la hora de planificar compras. Una reposición frecuente de los mismos será fundamental para evitar roturas de stock.
  • Las ventas atípicas. Por ejemplo, vender todas las unidades de un determinado producto de forma imprevista. Esto ocurre en los casos en los que solo se dispone de 10 unidades de una determinada referencia y, de repente, un cliente las compra todas.

Gestión de stocks: los 4 errores más comunes

  • El departamento de compras compra inadecuadamente. Esta es una de las consecuencias producidas por una mala gestión en las compras en un almacén. Algunos ejemplos de roturas de stock de este tipo son:
    • Comprar artículos que no se necesitan.
    • Errores de referencia: Comprar menos cantidades de las que se necesitaban porque no se ha analizado bien una referencia.
  • Falta de comunicación entre el departamento de ventas y el de compras. Esta falta de comunicación ocasiona que no lleguen las exigencias de un departamento a otro. Por lo tanto, no se pide el material que se necesita por no tener la información necesaria. Cuando llega el día de la venta y de la supuesta entrega y no se dispone de ningún artículo para entregar, entonces la empresa entra en rotura de stock.
¿Cómo podemos prevenir estas situaciones?

¿Cómo se pueden prevenir las roturas de stock?

  1. Definiendo el tipo de rotación de los productos en almacén: alta, baja o media. Dependiendo de ese nivel de rotación, la empresa deberá realizar los pedidos de una manera u otra.
  2. Optando por medidas de reaprovisionamiento excelentes. Esto conlleva la adquisición de mejores prácticas y saneamiento de la información. Se trata, pues, de tener un documento donde quede reflejado el procedimiento, las estrategias o los pasos a seguir para minimizar roturas de stock. Pero, ¿cómo se realiza un saneamiento de la información?
    • Eliminando los pedidos que ya no sirven.
    • Arreglando los plazos de entrega con los proveedores.
    • Solucionando los pedidos pendientes de enviar o recibir.
    • Realizando la codificación de los artículos o creando una nueva (si fuera necesario) según la rotación de los mismos (A,B o C).

También existen otras medidas que permiten a las empresas minimizar el riesgo de rotura de stock, como por ejemplo:

  • Comprar a países cercanos como Italia o Alemania.
  • Realizar una política de reaprovisionamiento con previsión, ya que esto permite a la empresa saber en qué artículos hay riesgo de rotura de stock.
  • Solicitar lo antes posible aquellos artículos en los que la empresa esté en riesgo de quedarse sin disponibilidades.
  • Ir realizando compras periódicas cada 15 días en lugar de mensualmente. Esta es, por ejemplo, una política idónea de plazo de reaprovisionamiento o una política de stock de seguridad.
  • Tener un mejor control sobre las ventas que se realizan y más información sobre los pedidos. Este punto puede conseguirse invirtiendo más tiempo en la gestión de stocks.
  • Crear indicadores que se adapten al funcionamiento de la empresa y poder conocer exactamente la disponibilidad de cada artículo.
  • Copiar los criterios de clasificación de otras empresas que hayan resultado exitosos en la minimización de la rotura de stock.
Todas estas medidas permiten que la empresa distribuidora compre menos, venda más y mejor. Siguiendo las pautas anteriormente definidas, el proceso de compra se realizará de forma más rápida y eficiente.

¿Qué soluciones propone Telematel para evitar roturas de stock en la empresa distribuidora?

En Telematel ofrecemos una solución que permite a las empresas distribuidoras:

  • Visualizar la rotación de los artículos. Esta herramienta calcula los consumos previstos basados en un histórico y determina la cantidad de unidades que se necesita comprar de un determinado artículo.
  • Hacer frente a los plazos de entrega demasiado largos, mediante la fórmula del stock mínimo o el plazo de aprovisionamiento. Esta fórmula permite calcular el plazo de entrega de cada proveedor. De esta manera, las empresas pueden definir bien el tiempo límite con el que tienen que realizar un pedido y calcular los días que tardará en llegar para así poder tener el stock cubierto.

Estos son los beneficios de la solución Telematel para evitar roturas de stock:

  • Disminución de hasta el 50% en los tiempos de operación. La herramienta de Telematel permite automatizar estos procesos porque realiza un cálculo de todas las unidades que se necesitan de un artículo y genera de forma automática todos aquellos productos que se necesitan.
  • Disminución de las roturas.
  • Disminución del sobrestock.
  • Mejora la codificación y la capacidad de la empresa distribuidora para conocer y entender el funcionamiento de su empresa. Se comprende mejor el comportamiento de los artículos y permite definir mejores estrategias que se adapten a las necesidades de la empresa.
  • Permite definir una política íntegra de compras, teniendo en cuenta cada caso.

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mayo 22, 2018
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