¿Cómo implantar un PIM? Los 5 pasos fundamentales.

¿Estás buscando cómo implantar un software PIM? Enhorabuena. Significa que ya conoces la importancia de gestionar correctamente la información de producto. Este es el primer paso (y el más importante) para disponer de una buena estrategia omnicanal. De hecho, los estudios de Forrester informan que el 66% de los usuarios que acceden a webs de fabricantes, lo hacen para consultar información sobre productos. Con este artículo, descubrirás el proceso para una correcta implantación de un PIM y poder sacar, así, el máximo partido a esta herramienta. Es un paso esencial para disponer de información de producto fiable y relevante en todas tus plataformas, incluidas el entorno web.

Antes de empezar…

  • Recuerda que un software PIM (Product Information Manager) es una herramienta al servicio de los empleados, no al revés. Lo ideal es que el PIM se pueda adaptar a los procesos de la empresa y mejore su eficiencia. Para ello, deben seguirse los siguientes pasos:

Paso 1: Análisis de las fuentes de información y definición de los canales de salida.

Durante este primer estadio, se detectan qué fuentes están produciendo información de producto en la compañía, de qué manera y a través de qué canales estos datos van a ser distribuidos. Esta fase nos ayudará a dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿De dónde vienen nuestros datos de producto? ¿Dónde los queremos distribuir?

  • ¿De dónde vienen? Dependiendo de la empresa, pueden ser todas o algunas de las siguientes fuentes:
    • Información disponible en el ERP, en un catálogo digital y/o en la web.
    • Base de datos de producto.
    • Product Managers con información específica en excels.
    • Información en emails.
    • Oficina técnica con fichas técnicas de producto en PDFs.
    • Hojas de papel dispersas.
    • Información ampliada en archivos solo accesibles por parte de quienes la han creado.
      Etc.
  • Una vez analizadas y recopiladas las fuentes de origen de información, se deben definir qué canales son los que distribuirán nuestros datos. Es decir, ¿a dónde va nuestra información de producto?
    • A un eCommerce,
    • una web corporativa,
    • una app de venta,
    • el punto de venta físico,
    • documentos impresos como folletos y tarifas,
    • o catálogos digitales o en papel,
    • marketplaces, etc.

Lo importante de este primer paso es tener claro un esquema como este, específico para nuestra compañía:

Paso 2: Definición de la estructura de los datos.

Ahora que ya se han detectado todas estas fuentes, se analiza en profundidad la información generada para:

  1. Definir las clasificaciones de producto más adecuadas. Se trata de confirmar el árbol de clasificación y las distintas categorías que se utilizarán en cada canal de salida. Es posible que la forma de organizar los productos en el ERP sea distinta a la aplicada en la web o el catálogo impreso.
  2. Homogeneizar, normalizar y ordenar nomenclaturas para categorías, productos, atributos, etc. Por ejemplo, es posible que internamente un mismo campo se llame de tres maneras distintas; o que existan cuatro campos que podrían reducirse a uno. En este segundo paso se identifican y corrigen situaciones de ineficiencia.
  3. Definir la ficha ideal de producto, detallando qué propiedades técnicas o atributos se necesitan incluir. Esta ficha será diferente para cada familia de productos. Para crearlas:
    1. Se puede optar por escoger aquellos atributos que ya han sido identificados por los estándares sectoriales de clasificación. El ejemplo más claro en el sector de materiales sería el de ETIM, que define características concretas para cada tipo de producto.
    2. Sin embargo, es posible que aparte de las propiedades técnicas que definan los estándares, existan otros atributos que se quieran incluir (porque son importantes en la fabricación del producto, por ejemplo). Este es el momento en el que definir todas las propiedades que formarán parte de la ficha técnica.

Paso 3: Centralizar la información.

Una vez finalizado el análisis de las fuentes de información y definido la ficha ideal de producto (especificando todos los campos de datos que debe contener cada producto), se sube toda esta información disponible (pero dispersa) al PIM. Este proceso de centralización de información puede realizarse de manera manual a partir de archivos Excel o csv; o creando conectores con el ERP para que se importe la información de forma automática. Y, ahora sí, ya podemos empezar a disfrutar de todos los beneficios de un software PIM.

Paso 4: Enriquecer la información.

Una vez implantado un PIM, es muy fácil detectar cuál es el nivel de compleción de los datos de producto del catálogo. Y es entonces cuando debe iniciarse el enriquecimiento de la información. Enriquecer información de producto significa completar la información, revisar su validez o, por ejemplo, asegurar la calidad de redacción. Este paso es imprescindible especialmente para aquellos fabricantes que venden online, donde los productos se venden sin presencia de un vendedor o agente comercial, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

A continuación, os proponemos los bloques de datos que debería contener un PIM:

  • Datos básicos de producto
    • Referencia única de producto
    • Código EAN
    • Descripción corta
    • Descripción larga
    • Descripción comercial
    • Imagen principal de producto
  • Condiciones de venta
    • PVP
    • Unidad de medida del precio
    • Unidad de medida de la cantidad
  • Recursos multimedia
    • Imágenes adicionales
    • PDF Ficha técnica
    • Manual de uso en PDF
    • URL Vídeo
  • Dimensiones y logística
    • Medidas y pesos de los embalajes
  • Características o propiedades técnicas específicas

Para cerrar este punto, hace falta comentar que, hoy en día, el porcentaje de compleción de fichas de producto en los fabricantes de materiales es de un 47,5%. Un dato que confirma la necesidad actual de trabajar en este sentido. Si quieres conocer el estado actual de tu catálogo, en este artículo puedes averiguarlo.

Paso 5: Difundir la información.

Llegamos al último punto, donde se hace efectiva la configuración de conectores para difundir la información a través de los canales que interesen a la compañía. Gracias a la implantación de un software PIM, todos los datos de producto pueden ser exportados fácilmente, de manera automática y sin errores a cualquier canal mediante:

  • La generación de documentos Excel, csv o BMEcat.
  • Conectores específicos que permiten publicar datos de producto en canales eCommerce como Prestashop, Magento o Drupal. También incluso en plataformas marketplace como Amazon y Leroy Merlin.
  • PlugIns de diseño como easyCatalog que permite generar fichas de producto fácilmente en inDesign directamente con los datos del PIM.
  • Cualquier otra necesidad que pueda tener la empresa.
Cómo implantar un software PIM en 5 pasos.

La implantación de un software PIM es una tarea de empresa, que seguramente debería liderar el equipo de marketing, y debe contar con el compromiso de todos aquellos departamentos implicados en la generación de información de producto. Recuerda que siempre puedes contratar los servicios externos de profesionales expertos en tu sector para ayudarte en este proceso. En Telematel llevamos más de 30 años gestionando información sobre materiales, y somos expertos en PIM. Si estás pensando en implantar esta herramienta en tu empresa, no lo dudes, contacta con nosotros aquí.

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