Certificaciones de obra: Cómo cobrarlas y gestionarlas fácilmente.

Si te dedicas a la construcción, seguramente sabrás que la forma de facturar un proyecto depende de varios factores. Principalmente, del tipo y del tamaño de la obra. Pero también del perfil del contratante y de los pactos que se hayan negociado antes de la firma del contrato. Si tu empresa suele trabajar en obras de gran magnitud, te recomendamos que leas este artículo. Hoy, no solo consolidaremos el concepto “certificaciones de obra”, sino que también: 

La certificación de obra: ¿Qué es y para qué sirve?

¿Qué es exactamente una certificación de obra?

Como habréis leído hasta ahora, el concepto utilizado en el sector es “certificación de obra”. Sin embargo, lo que realmente estamos haciendo es “certificar un presupuesto”. Ahora veremos por qué.

Una certificación de obra es un documento en el que se detallan los trabajos completados hasta el momento para poder facturarlos. Es decir, el concepto “certificación” realmente significa “facturación de una parte de un presupuesto”. Al finalizar la ejecución de la obra, el importe total recogido en estas certificaciones tiene que coincidir con el presupuesto pactado con el cliente, salvo que existan desvíos.
¿Para qué certificamos obras?

Para cobrar antes, así de simple. Esta forma de facturar es especialmente importante en las instaladoras involucradas en grandes proyectos de construcción. En estos casos, se necesita una gran inversión de capital económico y mucho tiempo. Pongamos el ejemplo de un proyecto que requiera de 1M de euros para su ejecución. Lógicamente, la empresa instaladora no puede asumir tal cantidad de dinero desde un inicio. Y para evitar riesgos, la contratante puede no querer desembolsar esa cuantía. Por eso es importante pactar la manera en la que se va a facturar el proyecto:

  • Es posible que la empresa instaladora necesite pactar un porcentaje de arranque de proyecto. En este sentido, la empresa contratante aporta una cierta cantidad de dinero antes de iniciar la obra para que la instaladora pueda comprar materiales y, en caso de ser necesario, subcontratar personal.
  • Y, además, es importante pactar en cuántos pagos se va a saldar este proyecto. Este número será exactamente igual al número de certificaciones de obra emitidas. Por ejemplo, se puede pactar con cliente que el pago se va a realizar mensualmente. Cada mes, la empresa instaladora emitirá una certificación. Una factura con los trabajos realizados hasta la fecha. Así, las certificaciones de obra son una manera de obtener liquidación para seguir comprando materiales y seguir pagando a los operarios.
¿Qué ocurre con las instaladoras pequeñas?
Una certificación no tiene sentido para las instaladoras pequeñas, ya que normalmente trabajan con intervenciones puntuales y cortas. En estas situaciones, se emite un albarán y es este documento el que actúa como factura.

¿Por qué es importante la tecnología para la certificación de presupuestos de obra?

En Telematel, somos conscientes de todas las problemáticas con las que se encuentra la empresa instaladora en su día a día. Una de ellas puede ser el proceso de certificación de obras. Por eso, nuestro ERP permite:

  • Un gran ahorro de tiempo debido a la reducción de procesos manuales y arcaicos. Cuando se trata de empresas instaladoras muy departamentalizadas, el personal de administración debe esperar a que el jefe de obra dé parte del avance de trabajos. Solo así, se puede emitir la certificación que permitirá facturar y, por lo tanto, cobrar. Con Mobile Servicios de Telematel, el jefe de obra puede registrar en el sistema, desde su smartphone y en tiempo real, todos los avances que se van realizando. Esta automatización del proceso significa poder certificar (es decir, facturar) con más celeridad y recibir el pago mucho antes. La remotabilidad que ofrece Mobile Servicios es especialmente importante en aquellas instaladoras que operan dentro del ámbito nacional e internacional, en las que la sede y la obra no están en el mismo lugar. Por lo tanto, se reduce considerablemente el tiempo en las transacciones entre personal de obra y equipo administrativo.
  • Además, esta automatización de procesos reduce el uso de excels y programas externos. Ahora, la información ya no se encuentra dispersa, sino introducida correctamente en el sistema y accesible por parte de todos los departamentos implicados en la certificación de la obra.
  • El ERP de Telematel permite trabajar a origen para conocer en todo momento la situación actual respecto a los avances realizados y facturar lo que es debido. Es decir, en cada certificación, se factura siempre el valor total de los trabajos realizados hasta el momento. Y sobre dicho total se deduce el valor de la última certificación.
    • Por ejemplo, la primera certificación (o factura) realizada indicará los avances realizados y lo que se está facturando por ellos. En la segunda certificación, se incluirá el valor de la primera más la segunda; pero solo se cobrará el valor de la segunda. Hoy en día, la idea de facturar a origen es un sistema muy utilizado por las empresas contratantes, sobre todo, las administraciones públicas. Como decíamos, permite conocer qué parte del proyecto se ha realizado a nivel presupuestario.
  • Por otra parte, la opción Analytics Obras y Servicios  ofrece indicadores para conocer el estado actual del proyecto en todo momento. Y, a partir de aquí, tomar decisiones acertadas relacionadas con los costes añadidos como: la compra de materiales, la subcontratación de personal, etc.

Las certificaciones de obra pueden realizarse de forma más ágil para maximizar la rentabilidad de tu empresa instaladora. Si quieres saber más información sobre la tecnología Telematel, ponte en contacto con nosotros para recibir más información al respecto. Hasta la próxima.

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