El fichaje digital obligatorio será una exigencia legal para todas las empresas en España antes de que termine el año 2025.
Con la nueva ley, se elimina el uso de papel o Excel para registrar la jornada laboral, obligando a implementar sistemas digitales homologados. Esta medida busca garantizar transparencia, proteger los derechos laborales y facilitar el control por parte de las autoridades.
En este artículo te contamos de qué trata esta normativa, y lo esencial para cumplir con la ley y evitar sanciones.
¿Qué es el fichaje digital obligatorio?
El fichaje digital obligatorio se presenta como la obligatoriedad de implementar sistemas de fichaje digital en todas las empresas que operan en España. Se considera uno de los cambios más significativos introducidos por el anteproyecto de Ley Laboral de 2024 en España.
La normativa busca garantizar un registro preciso y transparente de la jornada laboral, facilitando la inspección y el control por parte de las autoridades pertinentes.
En este artículo, cubriremos los siguientes apartados:
¿De dónde viene la normativa de fichaje digital obligatorio?
La Ley de Fichaje Digital nace a raíz del anteproyecto de Ley Laboral de 2024 en España y del Real Decreto-Ley 8/2019.
Este introduce una variedad de cambios en la regulación de las condiciones de empleo, como la reducción de la jornada laboral semanal (que pasará a 37,5 horas sin reducción de salario), o el fichaje digital obligatorio.
Este cambio tiene como objetivos:
- Mejorar el equilibrio entre la vida personal y profesional de los trabajadores.
- Controlar precisamente las horas trabajadas y evitar prácticas como la prolongación injustificada de la jornada o el trabajo no declarado.
- Luchar contra la falsa autonomía.
- Reforzar los derechos de los trabajadores a tiempo parcial.
- Fomentar la creación de empleo estable mediante bonificaciones a la contratación.
¿Qué implica el fichaje digital para las empresas?
El fichaje digital obligatorio establece varios requisitos que las empresas deberán cumplir, entre ellos:
- Eliminación del fichaje en herramientas no homologadas. Se prohíbe estrictamente el registro de la jornada laboral en papel o hojas de cálculo como Excel.
- Conservación de los datos. Todas las empresas deberán conservar los registros de jornada laboral durante 4 años, como mínimo.
- Acceso telemático y transparente. La inspección de trabajo y seguridad social deberán poder acceder de forma telemática a los registros de la jornada, para verificar su cumplimiento.
- Seguridad de los datos. La solución de fichaje digital utilizada por la empresa deberá garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales de los trabajadores.
¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?
Inicialmente, la propuesta de nueva ley sobre el fichaje digital obligatorio en España debía comenzar a implementarse a finales de 2024, pero no fue hasta el 4 de febrero de 2025 que el Gobierno aprobó el anteproyecto de la reducción de jornada laboral.
Actualización 2026: en qué punto está la ley
A día de hoy, el registro de jornada digital todavía no es obligatorio por ley en España. La normativa vigente (Real Decreto-ley 8/2019, artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) exige que todas las empresas registren la jornada laboral de forma fiable, objetiva y accesible, pero sigue permitiendo hacerlo en papel, Excel o de forma digital.
El Gobierno trabaja en un nuevo Real Decreto que obligaría específicamente al formato digital, tras separar esta medida de la reforma de reducción de jornada (que no salió adelante en el Congreso en 2025). El texto ha pasado por consulta pública y por el dictamen del Consejo de Estado, que en marzo de 2026 planteó ajustes técnicos pendientes de resolver. La tramitación se ha vuelto a aplazar, esta vez a septiembre de 2026, sin fecha aún de entrada en vigor.
Qué significa esto para tu empresa: aunque la obligación digital todavía no está en vigor, la dirección de la normativa es clara, y adelantarse evita tener que improvisar cuando el Real Decreto se publique. Herramientas como Mobile F ya cumplen con los requisitos que se espera exija la nueva ley.
¿A qué sanciones se enfrentan las empresas por no cumplir con la Ley?
Registrar el fichaje de los trabajadores de forma incorrecta (ya sea por error o intencionadamente), puede implicar sanciones económicas para el trabajador y la empresa.
La gravedad de las sanciones o multas dependerá de varios factores, pero se estima que llegarán hasta los 7.000€ por trabajador, de acuerdo con la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
¿Estará prohibido el registro de la jornada laboral en papel? ¿Y en Excel?
Estará prohibido registrar la jornada laboral de los empleados en papel, que ya según el anteproyecto de ley laboral, el registro de la jornada de trabajo se deberá realizar exclusivamente a través de medios digitales.
En cuanto a Excel, aunque se considera una herramienta digital, no cumple con los requisitos necesarios ya que no permite someterse a auditorías automáticas y carece de la seguridad y trazabilidad que los sistemas de fichaje digital aprobados deben ofrecer.
De esta forma, las empresas no podrán realizar el control horario de los trabajadores mediante papel o Excel, y deberán adoptar un software homologado como Mobile F.
¿Cómo implementar un sistema de fichaje digital válido?
Implementar una solución de fichaje digital es esencial para cumplir con la normativa de fichaje digital obligatorio.
En Telematel recomendamos que optes por soluciones que se adapten a las necesidades de tu empresa y que se puedan integrar con tus sistemas de gestión empresarial. De esta forma, tus datos estarán centralizados y serán fácilmente tratables tanto por ti, como para las autoridades pertinentes.
Un ejemplo de herramienta válida para cumplir con el fichaje digital obligatorio es Mobile F, la aplicación de control horario de Telematel. Esta app se considera un software homologado, de manera que permite cumplir con la ley de forma fácil y segura.
Además, las empresas que trabajen con el ERP GO!Manage podrán usar Mobile F totalmente integrado en su programa de gestión, dotando de mayor eficiencia y productividad al negocio.
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