Cómo tener un control integral de la obra: pasar de las hojas de cálculo al ERP

ZETUS SOLUCIONES ENERGÉTICAS decide invertir en herramientas digitales que le permitan acceder a información veraz de lo que está pasando en su negocio. Poder identificar los fallos y saber en todo momento el margen de las obras es crucial para identificar oportunidades y seguir creciendo de manera sustentable. Ahora, la empresa utiliza un programa de gestión que le permite tomar decisiones basadas en información de calidad y hacerlo sin apartar recursos.

Salvador agramunt

Director y socio fundador

Dificultad

“Cuando usábamos Excel no sabíamos si ganábamos o perdíamos dinero hasta terminar una obra.”

Resultado

"Ahora podemos saber si estamos ganando o perdiendo dinero mientras gestionamos la obra. Conocemos el coste de cada proyecto en tiempo real. De esta manera, tenemos la posibilidad de tomar decisiones correctivas y aprovechar oportunidades."

Retos

Abandonar las hojas de cálculo

El uso de programas informáticos como Microsoft Excel es muy común entre autónomos y pequeñas empresas del sector de la construcción. Sin embargo, cuando una compañía crece, las necesidades corporativas cambian y los flujos de información interna se vuelven más complejos. Tanto que las hojas de cálculo pierden su utilidad y pueden, incluso, llegar a aportar visiones sesgadas de la situación empresarial. Es entonces cuando la información propia deja de ser útil en los procesos clave de toma de decisión. Esta fue, precisamente, la situación que animó a ZETUS a avanzar. La compañía no sabía si ganaba o perdía dinero con cada uno de sus proyectos hasta finalizar las obras. Una situación crítica que impedía un crecimiento sostenible. Su esfuerzo por abandonar las hojas de cálculo ha merecido la pena. El impacto de la trasformación se traduce en mucho más que ahorro de tiempo. Lo vemos a continuación.

La solución

GO!Manage, Programa de gestión para empresa de Obras y Servicios de Telematel

ZETUS ha combinado la implantación del ERP Go!Manage con una solución de movilidad, Mobile Servicios. Go!Manage es la herramienta donde centralizan toda la información para tomar mejores decisiones.

“El paso de trabajar con la hoja de cálculo a utilizar un programa de gestión ha requerido un gran esfuerzo. Hemos tenido tres meses intensos de implantación, y nos queda mucho recorrido por delante, pero hemos sembrado las bases para seguir creciendo de manera sostenible.”

ZETUS asegura que el esfuerzo ha merecido la pena. Salvador Agramunt, director de la compañía, argumenta: “El impacto de la trasformación se traduce en mucho más que en ahorro de tiempo”. Y entre los beneficios, el empresario destaca:

  • La digitalización de los partes administrativos a través de la aplicación móvil de Go!Manage. Con esta solución, los partes de mantenimiento y asistencia (es decir, de los pequeños trabajos), se puedan gestionar y facturar de una manera mucho más rápida.
  • Y la digitalización de los albaranes de compra para conocer qué está pasando en la obra en cada momento.

  • En definitiva GO!Manage les ayuda a:
  • Realizar un control de la gestión de la obra y detectar desviaciones.
  • Conseguir objetivos comerciales de cada obra.
  • Agilizar los procesos de cobro de los trabajos realizados.
  • Ofrecer más calidad de información al cliente a medida que se avanza en la obra.
  • Tomar decisiones certeras con información veraz.
  • “Uno de los cambios más significativos ha sido el hecho de poder tener el conocimiento del coste de cada obra en tiempo real. Esto se consigue gracias al albarán de compra. En cuanto llega el material a la obra, remitimos los albaranes de compra a la oficina y su coste se imputa automáticamente en el programa de gestión. Así podemos conocer prácticamente en tiempo real el coste de cada uno de los proyectos. No tenemos que esperar a finalizarlos para saber si hemos tenido ganancias o pérdidas. Y esto es fundamental. Con las hojas de cálculo no teníamos esta posibilidad.”

    Sobre ZETUS SOLUCIONES ENERGÉTICAS

    Zetus es una empresa instaladora, especializada en obras de alta complejidad técnica. Ofrece una gran variedad de servicios de instalación tanto en obras de nueva construcción, como en proyectos de reforma y rehabilitación. En 2019, la marca inició un proceso de digitalización interna con el objetivo de avanzar hacia un crecimiento sostenible. El caso de éxito de esta página explica, precisamente, el impacto que la adopción de tecnología ha tenido en sus áreas de negocio clave.

    Solución implantada

    ERP GO!Manage, Mobile Servicios

    Objetivo estratégico

    Profesionalización y digitalización de la empresa.

    Más información sobre la solución implantada

     
     
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    Resultados

    Control total de la obra, detección de desviaciones y consecución de los objetivos comerciales de cada proyecto.

    Procesos de cobro más ágiles y decisiones certeras con información veraz.

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