6 etapas de cobranza para solucionar el “problema de la caja” en una instaladora

Vender y cobrar son dos aspectos de la gestión empresarial que, aunque están relacionados, son muy distintos entre sí. El primero no implica automáticamente el segundo. Es decir, vender no asegura automáticamente cobrar. Y en muchas ocasiones, este segundo paso es casi más vital que el primero. Para vender basta una palabra o un compromiso, pero no podemos dar por sentado que el negocio saldrá bien. Normalmente, invertimos mucho tiempo y dinero en realizar la venta, planificar la obra, comprar materiales y ejecutar el proyecto. Y sin embargo, no es hasta el momento del cobro cuando se confirma finalmente si se trata de un buen o un mal negocio. Es por este motivo por el que las empresas de obras y servicios con grandes ventas y crecimiento, pero sin calidad de crédito en sus clientes, desaparecieron hace tiempo. En este artículo, abordaremos la estrategia para un cobro asegurado basándonos en 6 etapas de cobranza. Además, presentaremos algunos consejos y datos para que las empresas puedan comparar su situación con la de otras compañías y evitar así el “problema” de la caja.

La estrategia de cobro depende del sector y de la empresa.

La liquidez es un elemento fundamental en la vida de cualquier compañía sin el cual no se puede sobrevivir. No obstante, no todas las actividades necesitan el mismo nivel de liquidez. Las empresas necesitan fondos para financiar el proceso productivo o de comercialización hasta que se recupera el dinero mediante el cobro a clientes. El tipo de cobro también dependerá del sector en el que se desarrolle la actividad corporativa.

Aquellos que quieran comprar su situación con las medias del sector, pueden calcular los siguientes ratios con datos de su propia contabilidad:

 

Otra forma de hacerlo es comparar, por ejemplo, el período medio de cobro de 45 días con la realidad que arroja la contabilidad. Si piensas que cobras a 45 días y el cálculo te proporciona otra cifra, algo no va bien en el proceso de cobro:

 

Cobrar es la fase final del camino.

A la hora de afrontar los retos actuales, diversas empresas de obras y servicios, instalaciones y mantenimientos coinciden en que la gestión del cobro y el crédito al cliente ha cambiado para siempre. La gestión del cobro en base a estrategias eficientes se ha convertido en una prioridad. El crédito se mira con lupa y en cuanto un cliente se va de plazo de pago se reacciona inmediatamente.

Todas las actividades y decisiones influyen directamente en cuánto y cuándo se cobra. El dinero que tenemos en la caja o en el banco en un momento determinado depende de varios factores:

  • Haber realizado una venta,
  • haber decidido el modo de pago (crédito, contado)
  • los gastos derivados de dar servicio a esa venta,
  • el proceso administrativo para que empiece a contar el plazo de cobro,
  • y la gestión final del cobro.

Cada una de estas fases tiene sus decisiones y cada decisión nos puede costar dinero.

Las 6 etapas necesarias dentro de toda estrategia de cobro:

En cada una de las fases o etapas de cobranza tomamos decisiones determinantes en la probabilidad de cobro posterior.

Según se gestionan estas etapas de cobranza, se van generando unos costes. Al mismo tiempo, el importe de cobro va quedando aparcado o tarda demasiado en llegar a la caja. Al final, es una liquidez que no tenemos disponible. El resultado: una caja más pequeña de lo necesaria para nuestro negocio.

Por ello, las decisiones de cada fase son determinantes.

 1. ¿Hacer la venta?

Queremos vender, pero antes de aceptar un proyecto debemos mirar los siguientes aspectos y tenerlos en cuenta:

  • Cliente nuevo: ¿Me aseguran su importe?
  • Cliente actual: ¿Qué riesgo tengo? ¿Hay alguna novedad para revisar el crédito?

En esta primera fase debemos presupuestar con la máxima información posible , llevar un exhaustivo control de costes y negociar la gestión de compras. El objetivo es realizar un seguimiento periódico del estado del proyecto y ajustar nuestra capacidad de ejecución.

 

2. Comprar los stocks

Una vez vendido el proyecto, cobrado algo por adelantado o no, empezamos a realizar los gastos pertinentes para realizar con éxito el trabajo:

  • Si ya tenemos el stock en almacén y no es de gran importe, podremos empezar.
  • Por el contrario, si no lo tenemos en stock y tenemos que comprar, deberemos tener muy bien asegurado el cobro en los plazos del proyecto. Es clave que sea el cliente -y no nosotros- quien financie las compras.

En esta etapa se busca:

  • Pactar buenas condiciones de financiación.
  • Pactar tiempos de servicio rápido.
  • Entregar el material según necesidades de producción.
  • Y comprar lo justo según necesidades.

 

3. El gasto de personal

Si trabajamos con personal asalariado, las nóminas las pagamos igualmente. Lo importante es optimizar su tiempo para que el mayor número de sus horas estén repercutidas en facturas a clientes. Así, en esta etapa de cobranza es clave:

  • Planificar correctamente los gastos de personal derivados del proyecto.
  • Evitar costes innecesarios.
  • Tener los stocks.
  • Y las rutas preparadas antes de empezar.
  • Planificar qué servicios pueden ser subcontratados para evitar demoras o sobrecoste de personal.

 

4. El parte de trabajo

El parte de trabajo nos servirá para:

  • Explicar al cliente las acciones realizadas.
  • Hacer seguimiento de la productividad de nuestro servicio.
  • Justificar cualquier duda que suscite el proyecto
  • Y para cobrar.

La planificación y las distintas soluciones de movilidad del técnico son elementos esenciales para el correcto funcionamiento del proyecto. Facilitan, y mucho, la gestión administrativa de estos partes de trabajo.

Recordad que, en caso de trabajar con una aseguradora de crédito, es fundamental tener el parte de trabajo firmado, ya que nos garantiza su cobro gracias a la póliza. Si no, habrá que buscar rápidamente qué hacer para poder cobrar.

 

5. La factura y el crédito a clientes

Si un cliente tiene algún riesgo de no pagar algún día, o de retrasarse, cuanto antes hayamos emitido factura, mejor. Esto solo depende de nosotros. Cada día que una factura espera a ser emitida es un día más tarde de cobro.

Además, es preciso pactar calendarios de certificaciones  para limitar riesgos, gestionar urgentemente cada pequeño retraso en un pago y pactar pagos parciales firmes y comprometidos.

 

6. Cobrar es gestionar

Un fuera de plazo es una alerta que hay que gestionar con toda urgencia. Se requiere de un proceso automático y sencillo como puede ser enviar un mail al día siguiente.

Consejos para mejorar la estrategia de cobro:

Una vez cubiertas las 6 etapas del proceso de cobranza, resumimos los tres puntos clave que nos permitirán mejorar la estrategia de cobro:

  • ¿Cuánto es? En función del importe mediremos el esfuerzo a realizar y la forma de trabajar, adaptándola a la situación. Hay que:
    • Medir bien los tiempos del trabajo, planificar la entrega del mismo y la emisión de factura.
    • Agilizar todos los trámites administrativos de albaranes y facturas.
    • Y, además, conocer las facturas que hubiera fuera de plazo.
  • También debe llevarse una correcta gestión de las facturas y los albaranes. Es decir, se deben medir los tiempos de emisión de facturas y albaranes para agilizar el cobro.
  • Finalmente, es esencial gestionar los retrasos en los pagos de forma inmediata. Esta gestión nos servirá para evitar demoras futuras en el cobro y activar todos los mecanismos para que la actividad de la empresa no se vea afectada por un impago.

Beneficios a considerar de una estrategia de cobro adecuada:

  1. Ninguna venta interesa si no se cobra. Con un buen criterio, apoyados por ejemplo en una entidad aseguradora de crédito, sabremos que nuestra cartera de clientes es de calidad y habrá menos sorpresas.
  2. También evitaremos menores tensiones de tesorería por financiar compras para clientes.
  3. Con el seguimiento de horas y productividad de los empleados, afloraremos una productividad mucho mayor.
  4. Un proceso interno más ágil significa una caja mayor y un importante ahorro de papeleo.
  5. Y todo ello conlleva un menor coste de financiación de bancos y una reducción general de los impagos.

El software de Telematel te ayuda en tu estrategia de cobro:

En este sentido, contar con la tecnología adecuada es esencial para garantizar una estrategia de cobro efectiva. El ERP de Telematel  para empresas de obras y servicios, permite controlar cada una de las etapas de cobranza mencionadas anteriormente. Gracias a esta herramienta, podrás:

  • Elaborar presupuestos con toda la información necesaria incluida.
  • Planificar los proyectos de obra al detalle, para que no se te escape nada y no asumir costes imprevistos.
  • Controlar todos los gastos: desde personal o las compras de materiales y sus condiciones, hasta la subcontratación de servicios.
  • Gestionar el almacén para conocer qué materiales se necesitan y no comprar innecesariamente.
  • Mejorar el trabajo administrativo y la emisión de facturas y certificaciones.

¿Necesitas más información sobre la gestión de caja en la empresa instaladora? Contacta con nosotros aquí. Nuestros expertos resolverán todas tus dudas sin compromiso y, por fin, lograrás poner solución al problema de la caja.

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