El DeCA de transporte (Documento electrónico de Control Administrativo) es la versión digital del documento que debe acompañar a cada envío de transporte público de mercancías por carretera dentro de España. Desde el 5 de octubre de 2026 debe generarse en formato digital, y afecta a los distribuidores que contratan el reparto a agencias o a transportistas autónomos, aunque no sean ellos quienes conducen.
No es un documento nuevo: se regula en la Orden FOM/2861/2012 y está en vigor desde 2013. Lo que cambia es el formato. Hasta ahora el papel era un soporte válido. Ahora el documento debe generarse de forma digital y poder descargarse mediante un código QR.
Si distribuyes material eléctrico, de fontanería, climatización o construcción con transporte subcontratado, este artículo responde a preguntas como: ¿tengo que generar yo el documento?, ¿qué datos me corresponden?, ¿qué pasa con los autónomos con los que trabajo?, ¿cuánto tiempo hay que conservarlo?
En este artículo, cubriremos los siguientes apartados:
¿Qué cambia desde el 5 de octubre de 2026?
La Resolución de 5 de junio de 2026 concreta cómo debe ser el documento digital y sustituye a la de 2023. Estos son los cambios que más importan a un distribuidor:
- Generación nativa digital: el documento se crea a partir de los datos de una aplicación. No valen los escaneos de papel ni las imágenes digitalizadas.
- Código QR: el PDF incluye un QR que lleva a una URL única del documento.
- Copia para el conductor: puede llevarla en el móvil o impresa, siempre con el QR. Las anotaciones a mano no se tienen en cuenta.
- Sin fase de gracia: según el Ministerio de Transportes, no está prevista ninguna fase posterior al 5 de octubre en la que no se sancione la obligación de digitalizar el documento.
Es decir, no desaparece la copia impresa: desaparece el documento que existe solo en papel.
¿A qué transportes se aplica?
La obligación afecta al transporte interior, con origen y destino en España, y al cabotaje. Quedan fuera el transporte internacional, que usa los documentos de los convenios internacionales, y los supuestos que la Orden exime:
- Transportes sin título habilitante, mudanzas y traslado de vehículos averiados.
- Paquetería: los servicios de recogida o reparto de pocos bultos, que una persona pueda manipular sin más ayuda que las herramientas del vehículo, siguen exentos. El Ministerio confirma que la digitalización no cambia estas exenciones.
- Transporte privado complementario: el que haces con tus propios vehículos y conductores para tus mercancías no necesita DeCA, pero debes llevar a bordo documentación que acredite esas condiciones.
- Reglamento eFTI: si los datos se gestionan con este esquema europeo, no es necesario presentar el DeCA en el formato de la Resolución.
¿Qué obligaciones tiene un distribuidor como cargador contractual?
El cargador contractual es quien contrata directamente el transporte con el transportista efectivo, y la propia Orden cita entre esos perfiles al almacenista-distribuidor. Si tu distribuidora contrata el reparto de sus entregas, esa figura es la tuya. Estas son tus obligaciones:
- Formalizar el documento: la obligación es compartida con el transportista efectivo. Quién lo genera se explica más abajo.
- Aportar datos exactos: respondes de tu nombre o denominación social, NIF y domicilio, de los datos del transportista, del origen y destino y de la naturaleza y peso de la mercancía. El transportista responde de la matrícula, la fecha y la autorización especial de circulación.
- Conservar el documento al menos un año: si lo genera una parte, basta con que la otra pueda descargarlo durante ese tiempo.
- Conocer tu responsabilidad: ambos sois responsables de no formalizar el documento. Si se emitió pero no se lleva a bordo, el cargador queda eximido si prueba que se emitió.
¿Quién tiene que generar o emitir el DeCA?
La norma obliga a formalizar el documento tanto al cargador contractual como al transportista efectivo, pero no especifica quién debe generarlo materialmente. Esto es lo que conviene saber:
- Si lo genera uno, basta con que el otro pueda descargarlo: durante el año de conservación.
- En la práctica, varía según con quién trabajes: con una agencia que tiene sistema propio, el distribuidor le envía los datos y la agencia genera el documento. Con un autónomo sin herramienta, el distribuidor puede generarlo con su software y hacérselo llegar.
- Hay que crearlo antes del inicio del servicio: la aplicación registra la fecha y hora de creación.
- Lo crea una aplicación, no el Ministerio: el documento se genera con el software de quien lo emite, como se explica más abajo.
¿Qué requisitos técnicos debe cumplir el DeCA?
La Resolución fija estos requisitos para el documento y para la aplicación que lo genera:
- PDF nativo digital de hasta 5 MB, con fecha y hora de creación y de modificación como metadatos.
- QR con una URL única, con https y TLS 1.2 o superior: al abrirla, el PDF debe descargarse directamente, sin usuario, contraseña ni botones.
- Enlace activo durante todo el servicio, y desactivable siete días naturales después de terminarlo.
- Creación antes del inicio del servicio, con registro de la fecha y hora.
- Repositorio de dominio libre, sin comunicación previa a la Administración.
- Firma no obligatoria: si el DeCA se usa también con finalidad contractual y se firma, la firma será como mínimo avanzada, conforme al Reglamento eIDAS.
- Cambios durante el transporte: se modifica el PDF o se genera uno nuevo, y el conductor recibe siempre la versión actualizada.
- Varios envíos en un mismo DeCA: es posible si cargador y transportista son los mismos, identificando el origen, destino, naturaleza y peso de cada envío.
¿Qué beneficios tiene tener el DeCA resuelto?
- Cada envío sale documentado antes de que el vehículo arranque.
- Tus datos son correctos desde el principio: origen, destino, naturaleza y peso.
- Tienes la copia accesible durante el año de conservación que exige la norma.
- Reduces tu exposición a la responsabilidad por no formalizar el documento.
¿Qué cambia según trabajes con agencias, autónomos o medios propios?
- Agencia de transporte: suele generar el DeCA con su propio sistema. Tú facilitas datos correctos y debes poder acceder al documento. Si el servicio es de paquetería de pocos bultos, puede estar exento.
- Transportista autónomo: si tiene una aplicación que lo genere, solo debes facilitarle tus datos. Si no la tiene, conviene preguntarle cómo va a cumplir, porque la responsabilidad por no formalizar el documento es compartida.
- Reparto con medios propios: si los vehículos y conductores están integrados en tu organización y las mercancías son tuyas, es transporte privado complementario y el DeCA no aplica.
Que en el caso de la agencia sea ella quien genera el documento es una lectura práctica, no un texto de la norma.
¿Qué software hace falta para generar el DeCA y cómo se prepara Telematel?
El DeCA no es una aplicación del Ministerio: cada empresa debe disponer de un software que gestione los datos y genere el PDF, propio o de un proveedor. No hay que certificar esas aplicaciones ni subir los documentos a ninguna plataforma oficial.
Telematel no es una empresa de transporte, y sus clientes tampoco. Pero muchos distribuidores que subcontratan el reparto a agencias o a transportistas autónomos nos han pedido ayuda para cumplir sin añadir carga a su día a día. Por eso estamos desarrollando una solución dentro de Go!Manage, para trabajar tanto con agencias de transporte como con transportistas autónomos. Está prevista para la primera semana de noviembre.
Para los transportistas autónomos que no tienen ninguna herramienta propia, la solución incluye una nueva versión de Mobile Entregas, la app para gestionar las entregas desde el móvil. Estas son sus novedades:
- Totalmente web y adaptable: funciona en móvil, tablet u ordenador, sin depender de Android o iOS y sin descargar cada actualización.
- Multiempresa: un mismo transportista puede trabajar con varios clientes y delegaciones sin cerrar y abrir sesión.
- Multientrega: muestra en una sola vista todos los albaranes de una misma dirección, y el cliente los firma en la misma ventana.
- DeCA integrado: la orden de transporte llega a la app y el transportista accede desde ella al contenido del transporte y a la información del DeCA.
Preguntas frecuentes
Significa Documento electrónico de Control Administrativo. Es la versión digital del documento de control que acompaña a cada envío de transporte público de mercancías por carretera, regulado en la Orden FOM/2861/2012.
La Orden obliga a formalizar el documento tanto al cargador contractual como al transportista efectivo, pero no especifica quién lo hace materialmente. Si lo genera uno, basta con que el otro pueda descargarlo durante un año.
Sí, el documento debe generarse de forma nativa digital a partir de los datos de una aplicación, propia o de un proveedor. Según el Ministerio, esas aplicaciones no se certifican ni hay que subir los documentos a una plataforma oficial.
Al menos un año, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo, en el mismo repositorio o en repositorios independientes.
Según el Ministerio de Transportes, el DeCA se exige en el transporte público de mercancías y no aplica al transporte privado complementario. Hay que llevar a bordo documentación que acredite que las mercancías son de la empresa y que vehículos y conductores están integrados en su organización.
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