La información es uno de los activos más importantes de tu empresa: ¿Cómo la proteges?

En esta época de inclemencias, las lluvias y tormentas causan retrasos en las operaciones cotidianas de los habitantes de la ciudad, en ocasiones también en nuestras empresas puede haber fallas, en nuestras entregas o en las entregas de nuestros proveedores. El mal tiempo también puede provocar perdida de la energía eléctrica, fallas en las líneas telefónicas y en los sistemas de comunicación, pero no es lo único que se puede perder.

“Si miras cualquier tipo de organización moderna y piensas ‘¿Cuál es el instrumento de poder más potente?’, verás que es la información.”
Ricardo Semler, empresario.

Los dispositivos electrónicos incluyendo las computadoras y servidores son dispositivos susceptibles a las variaciones eléctricas y muy sensibles a la humedad, estos activos son importantes para la empresa por el costo que tienen, pero albergan un activo aún más importante, nuestra información.

La información es un conjunto organizado de datos y su perdida puede hacer que su empresa se detenga temporalmente, esto amenaza su posición competitiva en el mercado e interrumpe la continuidad del negocio.

Por suerte la perdida de información por desastres naturales es solo del 2%.

Fuente: http://recuperaciondedatos.com.mx

No solo los desastres naturales son la única causa de la perdida de información, de hecho son el factor de menos peso. Hay otros factores a considerar.

  • Corrupción lógica.
  • Fallas de hardware.
  • Errores Humanos.

Ante todas estas posibilidades lo mejor es desarrollar un DRP (Plan de recuperación de desastres) o un BCP (Plan de continuidad del negocio). Pero por su costo y el nivel  de especialización que esto requiere no siempre es accesible.

Algunas recomendaciones…

Pese a eso hay algunas acciones mínimas, de fácil implementación y bajo costo para cuidar nuestra información, se recomienda revisar cuando menos lo siguiente:

> Tener un antivirus actualizado y correr escaneos periódicos.

> Realizar respaldos de información en unidades externas o en la nube y validar que son efectivos. Muchas veces se planea el respaldo pero se deja en el mismo disco duro, cuando falla existe la posibilidad de perder la información incluido el respaldo, de ser posible es recomendable tener esta información en un medio fuera del mismo edificio, ya que hay contingencias como incendios que consumen todo.

> Recopilar e Implementar políticas para la correcta administración de usuarios y claves de todos los dispositivos, programas o portales web. Es común que al salir un empleado de la empresa se sigan conservando las mismas claves, estas claves son de suma importancia y podrían ocuparse a detrimento de la empresa, deben documentarse y quedar a resguardo de la alta dirección, cambiarse periódicamente y a la salida de personal que haya trabajado con ellas.

> Asesorarse antes de ejecutar cualquier solución de la que no se tenga experiencia o conocimiento previo, un porcentaje importante de la pérdida de la información se debe al factor humano al intentar soluciones improvisadas de las que no se tiene la certeza de su funcionamiento pudiendo hacer irrecuperable la información. Puede tratarse de un componente de hardware o software.

Buenas prácticas. Información Segura.

Telematel, te recomienda iniciar con una buena práctica empresarial por lo que a continuación te decimos que carpetas deberás considerar en tu respaldo:

Estas carpetas están siempre ubicadas en el servidor de la empresa dentro de Unidad:\TLMP

CarpetaUsoPeriodicidad de respaldo y métodoImportanciaImpacto de la perdida y restablecimiento
Bases.Resguarda la base de datos.Diaria, de forma completa.Crítica.Se perderá toda la información desde la última versión del respaldo. En caso de alguna contingencia lo mejor sería contar con la del cierre del día anterior. Caso contrario se perderían X días hasta el último respaldo.
Reportes.Resguarda los reportes personalizados hechos a la medida para la empresa.Semanal, en modo incremental, es decir puede sobre escribirse.Alta.Se imprimen los documentos en la versión estándar. Hay empresas que cuentan con gran cantidad de formatos hechos a medida y han pagado por ellos. Sin ser responsabilidad de Telematel tal vez podrían recuperarse de algún repositorio, caso contrario deberían desarrollarse nuevamente con un costo. Esto podría retrasar la entrega de documentos a clientes, proveedores y usuarios.
Carpeta de Resguardo de Facturas timbradas.Guarda los XML y PDF enviados a los clientes.Semanal, en modo incremental es decir puede sobre escribirse.Media.Imposibilita la visualización del documento adjunto para consulta o reenvió al cliente. Todos los XML y PDF están resguardados en el portal del proveedor de facturación electrónica. Sin ser una carpeta que imposibilite el funcionamiento requeriría de  trabajo adicional descargar y adjuntar nuevamente los documentos o bien consultarlos directamente en el portal.
Carpetas de diversos documentos adjuntos.En algunos procesos del sistema se cuenta con el botón de adjuntar documentos, configurado por empresa.Semanal, en modo incremental es decir puede sobre escribirse.Media.Imposibilita el ver documentos adjuntos aclaratorios o explicativos vinculados a los registros del Software. De igual forma el sistema seguiría manteniendo la referencia a cada documento previamente adjuntado, pero no se podrían abrir, a esta carpeta se pueden sumar los repositorios de XML y PDF de Proveedor, así como la carpeta de fotos en caso de contar con la herramienta de comercio electrónico.

Acércate a Telematel en caso de dudas o envía un correo a: soporte.mex@telematel.com , para más información

Telematel solo puede recomendar e indicar que carpetas son susceptibles de respaldar. Llevarlo a cabo forma parte de la responsabilidad de cada uno de ustedes.

Alberto Zavala Zaragoza

Consultor Senior de TELEMATEL en México

alberto.zavala@telematel.com Skype: soporte.telematel

Mexicano, Licenciado en Informática por la Universidad Mexicana

Lleva 4 año como Consultor Senior en TELEMATEL México con más de 50 implementaciones del ERP de TELEMATEL. Tiene más de 10 años de experiencia en Sistemas, Soporte al Cliente e Implementaciones en Empresas de Distribución y Constructoras en México.

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