Cómo elaborar presupuestos en una empresa instaladora: guía completa

En una charla con un Gerente responsable, este me preguntaba con cierta perplejidad, -¿Cómo es posible que aunque baje de precios ciertos presupuestos en su empresa instaladora, exista siempre alguien que los baje más?.

Diversificación del enfoque

Evidentemente estamos en un mercado libre que permite a cualquier empresa poner el precio que estime oportuno a su servicio o trabajo, incluso aun perdiendo dinero, pero los motivos de estos desfases en los precios de los presupuestos en empresa instaladora pueden y son de hecho más que los simplemente “políticos” que se apliquen.

Cuando nos encontramos ante un presupuesto realizamos principalmente un ejercicio de planificación, es decir, estimamos lo que necesitamos para realizar lo que se describe en las condiciones y aplicamos a este estudio principalmente tres aspectos:

Aspectos a considerar en la elaboración de presupuestos

• Los materiales que se necesitan
• La mano de obra necesaria para instalar o colocar los diferentes materiales
• Conceptos auxiliares como maquinaria, permisos, costes financieros, etc.

Estos conceptos básicos los desglosaremos tanto en cuanto podamos o seamos capaces de analizar, bien por su naturaleza o complicación técnica, bien por la visión que tengamos.

Factores a tener en cuenta

Por lo tanto deberemos de analizar con mucho cuidado como realizamos estos presupuestos teniendo en cuenta los siguientes aspectos de la empresa instaladora, como mínimo:

• Los costes de los materiales, no solo los actuales, sino los que serán, es decir, cuando se ejecute realmente la obra.
• Los costes de personal deben de estar correctamente calculados.
• El cálculo de los tiempos de ejecución es también importante y si lo añadimos al anterior factor podemos estar muy por encima de cualquier cálculo.
• Los costes a mayores que no se presupuestan correctamente es una partida que puede desvirtuar totalmente una obra futura.

Ejemplo de presupuesto y variaciones

En la siguiente tabla vamos a resumir un ejemplo de un posible presupuesto, (evidentemente no tiene carácter técnico, solamente económico, para ver cómo pueden variar los costes y los correspondientes precios del mismo dependiendo de cómo se realicen los cálculos del mismo).

Con estos cálculos podemos realizar el siguiente cuadro comparativo:

Como se puede observar las diferencias pueden ser bastante grandes de casi un 30 % más con solo un 10 % más en los costes de compra, una diferencia de dos días más de trabajo y un coste la hora de 10 % más que en el supuesto básico.

Como también es evidente aunque nuestra empresa C realice un descuento de un 20 % sobre su presupuesto seguirá por encima de la mejor oferta, que solo debe de realizar un descuento de 5 % para estar muy lejos de sus competidores.

Conclusiones y recomendaciones

No solo se debe de realizar un control sobre la ejecución de la obra, que también, es necesario realizar cálculos concretos y exactos sobre el presupuesto si queremos conseguir el trabajo.

Después de analizar todos estos aspectos nos queda la reflexión ¿Por qué pierdo los presupuestos aunque realice grandes descuentos?, pues evidentemente porque le presupuesto no está bien realizado. Todos los esfuerzos comerciales y realización de presupuestos, que por cierto, tiene un gran coste económico de realización en la empresa instaladora, quedan vacíos de contenido cuando no se realizan correctamente.

• Realizar un completo análisis de coste hora.
• Analizar los tiempos de realización de las diferentes unidades de obra y huir en todo lo posible de los precios establecidos.
• Establecer condiciones con los proveedores que blinden los precios en todo lo posible y que se negocien con las mejores condiciones, es fundamental antes de conseguir la obra, no después.
• Revisar todos los posibles conceptos extraordinarios para añadirlos como costes al presupuesto.

Mi estimado amigo el gerente después de todas estas reflexiones ya esta manos a la obra, seguro que conseguirá ser más competitivo y sobre todo conseguir un objetivo que no hemos comentado hasta hora, que por evidente también se nos olvida, los presupuestos deben de ser rentables para la empresa. Si no existe rentabilidad tampoco es interesante la obra, todos los conceptos analizados se supeditan a la rentabilidad que se debe de obtener. En este aspecto ya no solo debemos de analizar el presupuesto, debemos de realizar un exhaustivo seguimiento de obra que controle dos aspectos, el control de la realización del presupuesto y que este control retroalimente los futuros presupuestos, las obras son las que deberían de darnos gran parte de la información para la realización de estos.

Pero esto es otra historia……….