Manual de buenas prácticas: La planificación de mantenimientos en empresas SAT

Toda ineficiencia en la planificación de mantenimientos tiene su origen en la falta de previsión y control. Para distribuir el trabajo eficazmente, se debe tener una visión clara del total de mantenimientos a realizar, de sus tiempos límite y de la carga de trabajo de cada operario. Solo así, se pueden alinear los recursos disponibles con el compromiso de atención al cliente. En el artículo de hoy, encontrarás un manual de buenas prácticas para conseguir tal objetivo. Incluye 5 recomendaciones para que las empresas SAT eliminen tiempos muertos de sus operarios, ahorren en desplazamientos y agilicen el proceso de facturación. En definitiva, para que estas compañías puedan asegurar una planificación de mantenimientos excelente.

Las 5 mejores prácticas en la planificación de servicios de asistencia técnica

1) Utilizar un software de gestión

Muchas empresas del sector utilizan hojas Excel para planificar mantenimientos. El problema de esta herramienta es que no aporta suficiente agilidad para gestionar los cambios que surgen en el día a día. Especialmente, si hablamos de empresas con más de 5 operarios. La solución idónea es disponer de un software que permita gestionar los imprevistos rápidamente y visualizar de forma gráfica:

  • La distribución de todas las incidencias pendientes en un calendario, ya sean diarias, semanales o mensuales.
  • Las acciones asignadas a cada operario.
  • E incluso, las asistencias por tipo de trabajo, si la empresa tiene diferentes especialidades: fontanería, electricidad, climatización, etc.
2) Empezar la planificación por los preventivos

Una vez tengas un software que se adapte a las características de tu empresa, la mejor manera de empezar cualquier planificación es tener una previsión de todas las tareas que tienen un compromiso de realización a futuro, previsible y no urgente. O lo que es lo mismo en nuestro sector, de todos los mantenimientos preventivos, que son los que nos aportan flexibilidad con los tiempos.

Tal como indicábamos en el punto anterior, utilizar un programa de gestión nos permitirá listar automáticamente todas las revisiones asociadas a un periodo determinado. De forma que podremos planificar estas intervenciones según:

  • Su localización geográfica.
  • La carga de trabajo de cada operario.
  • Y el tiempo necesario para completar la acción. En este sentido, es importante asegurar que disponemos de operarios con margen de maniobra diario, para poder atender mantenimientos correctivos que entren de forma urgente y no planificada.
3) Intercalar los correctivos diarios

Dependiendo de la urgencia de las incidencias, los correctivos tendrán que ser tratados de forma inmediata o nos permitirán algo más de flexibilidad temporal. En este sentido, el nivel de prioridad se definirá en base a:

  • La naturaleza de la propia incidencia.
  • El compromiso de mantenimiento firmado con el cliente.

El uso de herramientas informáticas nos ayudarán a visualizar la carga planificada. Y a partir de ahí, liberar tareas para intercalar correctivos con agilidad.

4) Asegurar una toma de datos excelente

En la planificación de mantenimientos, la toma de datos es un paso crítico para poder trabajar eficientemente. Los mejores programas de gestión permiten personalizar las plantillas de los avisos, para que estas se ajusten a las necesidades de información de cada empresa. Por ejemplo, si nuestra compañía arreglara calderas, algunos campos esenciales serían:

  • El código de error que aparece en la pantalla.
  • El modelo de la caldera.
  • El estado de la garantía.
  • Y también: el tipo de contrato que tenemos con el cliente, su dirección y cualquier otra información que pueda ser relevante para que el operario realice su trabajo de la mejor forma posible.
5) Combinar un planificador de mantenimientos con aplicaciones móviles para los operarios

La tecnología nos permite conectar el planificador de mantenimientos con los teléfonos móviles de nuestros operarios. Es decir, las barreras entre el “servicio” y el departamento administrativo son hoy inexistentes. En estos momentos, es posible:

  • Enviar nuevos avisos a los operarios, directamente al móvil, para completar sus jornadas laborales.
  • Adjuntar a dichas tareas documentos para una mejor compleción del trabajo realizado por los técnicos. No solo hablamos de manuales o documentos técnicos, sino también de posibles fotografías que nos haga llegar el cliente.
  • Y permitir que el propio operario recoja la firma de conformidad del cliente directamente en el móvil, genere el parte de trabajo ya en el sistema y envíe por email la copia del parte al cliente . Así, se digitaliza el proceso, se eliminan tareas manuales y y se puede agilizar la facturación.

El software de Telematel y los beneficios del planificador de mantenimientos

Las compañías SAT que quieran mejorar sus procesos de planificación de mantenimientos tienen disponible el software de Telematel. Los beneficios asociados al mismo son:

  • La centralización de la gestión de los avisos, para tener un control total de la situación.
  • Dotar a los operarios de absoluta autonomía para que puedan resolver incidencias de la forma más efectiva posible.
  • Y al mismo tiempo, reducir el trabajo administrativo y las tareas repetitivas que no aportan valor al cliente.

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