Hacer Inventarios de Almacén: 4 Consejos

¿Qué tener en cuenta antes de empezar?

Para hacer inventarios, ya seas Empresa Distribuidora de materiales o Empresa de Obras y Servicios, de Instalaciones, Mantenimiento SAT… y por pequeño que sea tu almacén, enfrentarte a este momento puede ser todo un reto.

A continuación, encontrarás una serie de buenas prácticas, que si las sigues verás que te pueden evitar muchas sorpresas imprevistas y ahorrarte mucho tiempo en el proceso de hacer el inventario.

Hay empresas que deciden hacer inventarios rotativos, otras de forma periódica, y una gran mayoría que puede hacer un inventario una vez al año. Sea cual sea tu caso, nos hemos encontrado que, siguiendo estos simples consejos, el proceso se hace mucho más ameno.

La importancia de cómo hacer un buen inventario en la empresa de hoy.

Prácticamente todas las organizaciones requieren de un mayor o menor inventario para funcionar. La Empresa Distribuidora u otras de comercialización como mayoristas, hacen de su almacén el centro de su negocio, y de él y su gestión depende la eficiencia de su negocio. Otras empresas como la Empresa de Obras y servicios, Empresa Instaladora o de servicios de Mantenimiento o SAT pueden requerir un inventario menor, pero en cuanto hay inventario, hay recursos: siempre escasos y siempre valiosos.
Una Empresa Distribuidora típica puede tener un 80% de su activo en circulante, y de éste, el 50% en financiación a clientes y el 30% en existencias. Y en la Cuenta de Resultados la principal partida de gastos son, cómo no, los aprovisionamientos: hasta el 75% del total de ingresos.

4 consejos para facilitar el hacer inventario

1. Hacer un inventario con stock inicializado a 0, un día antes!

No te preocupes de los artículos que no existen en almacén, aunque tu programa de gestión diga que sí. Si el día antes de hacer el inventario –o regularizarlo- inicializas todos los stocks a “0″ evitas que cualquier artículo quede con stock antes de contar.

2. Hacer un inventario en un día sin salidas ni entradas.

Evita movimientos que distorsionen el proceso de hacer inventario: elige un día en que no haya entradas y salidas del material a inventariar. Muchos eligen el puente de Diciembre por eso. Así, te aseguras que ninguna entrada o salida descuadre las cantidades contadas.

3. No modificar documentos con fecha anterior al día de inventario.

La modificación de cantidades en artículos con fecha anterior al día de distorsionaría los datos del recuento. El movimiento de ajuste a “0” en la inicialización del inventario ya no reflejaría 0 unidades. Se puede arreglar, pero mejor evitarlo.

4. El coste medio del inventario, tenlo claro.

La valoración a coste medio del inventario siempre depende de la fecha en la que se extraen los datos o se saca el listado al programa de gestión. No te confundas si, por ejemplo, el día 15 de Enero sacas el listado de inventario con fecha 31 de Diciembre. Si entre esos días ha habido nuevas compras con precio diferente, las valoraciones a una pueden no coincidir: el coste de la ficha del artículo tiene presente que es 15 de Enero, pero en tu listado tendrá el coste a 31 de Diciembre.