El inventario en las empresas instaladoras. ¿Cómo realizarlo?

Hacer inventario es una de esas tareas que, en ocasionas por pereza y en otras ocasiones por desconocimiento, muchas empresas dejan de lado. Sin embargo, para la empresa instaladora, como para cualquier tipo de negocio, un control regular de sus bienes ofrece múltiples ventajas.

La costumbre de hacer inventario nos viene de lejos. En el Antiguo Egipto de los faraones, sus administradores ya conocían de sus bondades, gestionando una tierra que alternaba años en que las cosechas generaban excedentes con otros, en que largos períodos de sequía hubieran amenazado con la hambruna. Y es precisamente gracias a la gestion de inventarios que puedo sobrevivir una civilización que duró miles de años. ¡Imagínate lo que puede hacer por las empresas instaladoras. 

¿Qué es un inventario?

Un inventario es un recuento, una descripción pormenorizada de todos los elementos que forman parte del patrimonio de una empresa. Es decir, consiste en llevar a cabo una relación de los bienes de la empresa. ¿Y por qué tan importante esta gestión del patrimonio para cualquier empresa? Porque sólo de esta manera es posible obtener una contabilidad actualizada de la empresa sin acumular errores.

Al efectuar el inventario, buscamos comparar las cifras que tenemos según los libros con las existencias reales que tenemos en almacén, calculando además su valor y su calidad.

Además, los elementos a considerar aparecen perfectamente estructurados y agrupados de forma homogénea a partir de unas características comunes. Por otro lado, la valoración de cada uno de esos elementos, se lleva a cabo a partir de criterios objetivos. 

Importancia del inventario para la empresa instaladora

Cualquier tipo de organización, cualquier clase de empresa, sea comercial o mercantil, precisa de alguna clase inventario para funcionar correctamente. Es tipo de control parece de sentido común en cualquier clase de negocio dedicado a la producción o la venta de artículos. Así por ejemplo, las empresas distribuidoras, que hacen de su almacén el centro de su negocio requieren de una gestión de inventario exhaustiva, ya que de su gestión depende su negocio.

En las empresas instaladoras, quizás parezca que la necesidad de hacer inventario sea menor, pero eso no significa que sea irrelevante. Al contrario, la empresa instaladora basa su negocio en la gestión de sus recursos y para ello necesita conocer con certeza sus existencias y su alcance. De hecho, una buena gestión de inventarios ofrece toda una serie de beneficios para las empresas instaladoras:

> Un absoluto control de sus recursos. Esta es la primera y más evidente ventaja. Como decíamos, los recursos son la base del negocio de la empresa instaladora.

> Detectar material deteriorado. La empresa instaladora no precisa atender pedidos, pero sí debe cumplir sus compromisos en cuanto a plazos y eficiencia en sus proyectos. Desconocer la existencia de material deteriorado en los almacenes se puede traducir en retrasos u otras complicaciones con el cliente.

> Conocer el valor de las existencias. Habitualmente, las existencias son valoradas a precio de coste. Pero cualquier material desfasado o descatalogado pierde la validez de su valoración en los libros. Eso puede afectar a la hora de preparar los presupuestos.

> Promociones y liquidaciones. Estar atento a las existencias permite detectar materiales próximos al desfase, permitiendo organizar promociones y/o liquidaciones. 

¿Cómo hacer un buen inventario?

Si en tu empresa aún no han descubierto las ventajas de los inventarios rotativos o no efectúan inventarios periódicos, aquí tienes unos consejos básicos muy útiles para enfocar la tarea:

> Para realizarlo, elige fechas de poca actividad: Eso simplificará el trabajo con menos unidades por contar y menos movimiento que interrumpa todo el proceso.

> Prepara tu organización para el proceso y planifica las tareas: Distribuye las tareas, las zonas del almacén, comunícalo al personal y fórmales en lo que deben realizar. Además, piensa que quizás haya pasado un año desde el último inventario y ya hayan olvidado cómo se hace.

> No olvides la toma de muestras: Selecciona una serie de referencias representativas y cuenta el número de existencias de cada una, decide así si das el inventario por bueno.

> Haz un inventario con stock inicializado a 0 un día antes: No te preocupes de los artículos que no existen en el almacén, aunque el programa de gestión diga que sí. Si el día antes de hacer el inventario inicializas todos los stocks a “0″ evitas que cualquier artículo quede con stock antes de contar.

> No modifiques documentos con fecha anterior al día de inventario: La modificación de cantidades en artículos con fecha anterior al día de hacer inventario distorsionaría los datos del recuento.

> Ten claro el coste medio del inventario: La valoración a coste medio del inventario siempre depende de la fecha en la que se extraen los datos o se saca el listado del programa de gestión. No te confundas si, por ejemplo, el día 15 de Enero sacas el listado de inventario con fecha 31 de Diciembre. Si entre esos días han habido nuevas compras con un precio diferente, las valoraciones pueden no coincidir: el coste de la ficha del artículo “cree” que es 15 de Enero, pero en tu listado tendrá el coste a 31 de Diciembre. 

Como hacer inventario con ERP Obras y Servicios, la herramienta de Telematel para empresas instaladoras

Una forma fácil y sencilla de llevar la gestión de inventarios es con el programa ERP de SITELEC, creado por Telematel. Si dispones de esta herramienta, en el siguiente vídeo encontrarás una práctica Guía Paso a Paso que explica, detalladamente, cómo hacer inventario: 

como hacer inventario

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