Novedades en el conteo de inventario

Conteo cíclico en la actualización M21

El nuevo desarrollo de conteo de inventario nos permitirá realizar un conteo de inventario de tipo cíclico. Mediante este método podremos indicar un porcentaje de materiales, el análisis y el control de los inventarios de cualquier empresa, especialmente útil para aquellas con gran volumen de inventario. El modelo de conteo cíclico por análisis de artículos ABC para la gestión de inventarios es una útil herramienta para mejorar la efectividad en el conteo físico de las mercaderías y evitar las roturas de inventario.

La práctica habitual para la realización del conteo de inventario es dedicar varios días al final de cada mes, trimestre, semestre o año a esta tarea. Esta práctica presenta varios inconvenientes que pueden afectar a otras áreas de la empresa y que suele conllevar el poco productivo cierre temporal de la empresa para realizar este conteo.

Utilizando el método de conteo cíclico, que consiste en dividir el inventario en clasificación ABC basándose en la regla 80-20 o Ley de Pareto, clasificándose los artículos de dos maneras:

  • Según su valor en pesos.
  • Según su valor por frecuencia de uso.

En muchos casos se utiliza una combinación de estos dos factores, lo cual permite distinguir tres categorías de productos y cada una de ellas debe definirse en función de la parte de la cifra de negocios que representa.

A efectos de la gestión de inventarios, esto permite determinar que los artículos no se tratan de igual manera. Sobre la clase de clasificación, la categoría ABC marca la frecuencia de uso de los artículos, siendo los de categoría A los de mayor frecuencia de uso, seguidos por los calificados como B y, por último, los de categoría C, que son los que tienen una menor frecuencia de uso entre los tres tipos de artículos.

Procesos del conteo cíclico mediante análisis ABC

El primer paso para realizar un conteo cíclico mediante análisis ABC es realizar un análisis de Pareto sobre las unidades de existencia, utilizando el método deseado; valoración por dinero / rotación / combinación de ambas.

Se debe decidir con qué frecuencia se va a contar cada categoría; no existe una regla para definir la frecuencia de conteo de cada artículo, esto se hace teniendo en cuenta el tiempo que le toma al encargado del inventario realizar el conteo en un día.

Hacer el inventario: 4 consejos que te ayudarán en el proceso

Una vez se conoce la frecuencia de conteo deseada, multiplicaremos el número de las unidades de existencia en cada categoría por dicha frecuencia, estableciendo así el número total de conteos.

Una vez conocemos el número total de conteos por clasificación ABC, dividiremos este número total de conteos entre el número de días de conteo; supongamos que el ciclo dura un año, siendo el número de días de conteo (según calendario definido y asociado al conteo) de 200; teniendo como base 50 semanas al año; cada semana con cuatro días hábiles para realizar la actividad.

  • Número de artículos a contar por día = total de conteos/días de conteo
  • Número de artículos a contar por día = 8.250/200
  • Número de artículos a contar por día = 41.25 (42)

Tras haber determinado el número de artículos a contar por día, 42 en este caso, determinaremos cuántos artículos de cada categoría se contarán a diario. Se tendrán en cuenta los siguientes pasos:

  • Dividir el número de conteos anuales en cada categoría por el número total (anual) de conteos. Con esto se establece el porcentaje de conteos que corresponde a cada categoría sobre el total de los conteos.
  • Se multiplica el porcentaje total para ABC por el número de artículos que van a contarse diariamente, estableciendo de esta manera la cantidad de cada categoría que se contará cada día.

Desarrollos realizados para la creación de los conteos cíclicos

La actualización M21 incorpora varios desarrollos de diferentes apartados de la aplicación en los que podremos disponer de nuevos parámetros. También hemos creado mantenimientos que nos permitirán realizar los conteos y otras funcionalidades existentes adaptadas a las nuevas funciones.

  • Parametrización

El sistema nos permitirá realizar los siguientes tipos de cálculos:

Valorar el total de los productos y la cantidad de artículos en existencia por costo unitario. Identificar el consumo promedio y la rotación del inventario y clasificar los artículos por utilización y valor, que se obtendrá por medio de la multiplicación del costo unitario multiplicado por el consumo promedio de cada producto.

En esta actualización hemos incluido una serie de parámetros que nos permitirán controlar todo el proceso:

  • Hemos añadido al parámetro Tipo ABC 4 nuevos conceptos que nos permiten ampliar el tipo de cálculo:
    • Valor total de los productos (VT): Los valores para clasificar el ABC los obtenemos de multiplicar el stock en existencia actual por el coste medio ponderado de cada uno.
    • Rotación de inventario (RO): Los consumos promedios o rotación del inventario nos permitirán clasificar los valores del ABC y se obtendrán a partir del stock mensual medio en almacén
    • Utilización y valor (UV): El valor que compararemos para obtener el ABC se obtiene de multiplicar el coste unitario por las cantidades vendidas.
    • Coeficiente de rentabilidad (CR): El valor que compararemos la obtención del ABC se obtiene a partir del margen de venta que obtenemos de las estadísticas de venta por la rotación de cada artículo.

Además de estos 4 conceptos añadidos al parámetro Tipo ABC, hemos añadido 8 nuevos parámetros:

  • Límite AB Valor Total de los productos.
  • Límite BC Valor Total de los productos.
  • Límite AB Rotación.
  • Límite BC Rotación.
  • Límite AB Utilización y valor.
  • Límite BC Utilización y valor.
  • Límite AB Coef. Rentabilidad.
  • Límite BC Coef. Rentabilidad.

También se añade a la actualización M21 el Inicializador de valores de Frecuencia de Conteo en el Mantenimiento de Conteo Cíclico, que nos indica:

  • Frecuencia de Conteo Anual para Artículos A.
  • Frecuencia de Conteo Anual para Artículos B.
  • Frecuencia de Conteo Anual para Artículos C.

En la pestaña de Almacén hemos generado dos nuevos campos que nos permitirán parametrizar los artículos que entrarán en el cálculo del Recuento Cíclico.

En esta pestaña encontraremos el campo Conteo Cíclico, marcado por defecto, menos para aquellos artículos de tipo Servicios o Genéricos.

Todavía en la pestaña Almacén, encontraremos también el campo Tolerancia Conteo, un nuevo valor que debemos informar en la ficha del artículo mediante un valor del tipo tanto por cierto (%). Para tener una mayor precisión del inventario, podremos indicar a nivel porcentual la desviación que permitimos del artículo en un recuento.

  • Jornadas y Calendarios

Un aspecto importante a tener en cuenta para la correcta configuración del conteo cíclico es la creación de las jornadas y los calendarios. Con estos datos, la aplicación podrá calcular los días de conteo y la frecuencia de los mismos.

Veamos un ejemplo a continuación, creando una jornada laboral que constará de un tipo de hora normal con un horario de inicio a las 07:00 y final a las 17:00 en un calendario de 5 días laborables de lunes a viernes.

Una vez calculados los días de conteo, si realizamos cambios en el calendario o la jornada laboral, estos no se tendrán en cuenta y no se recalcularán los días de conteo. Si fuera el caso, deberemos cerrar el Conteo Cíclico y abrir uno nuevo.

Entre estos días serán los que se dividan los artículos de los que debemos realizar el conteo y, en función de su clasificación ABC, se les asignará una frecuencia determinada de conteo.

Utilizaremos la clasificación ABC de los artículos en el proceso de inventario cíclico, siendo, como hemos dicho antes, los artículos A los de mayor rotación y los artículos C los de menor rotación. En la pestaña Almacén del mantenimiento de artículos disponemos de un campo llamado Clase ABC, de esta manera cuando realicemos un inventario podremos indicar si solo lo hacemos a los artículos de más rotación o a los de menos. Esta opción nos permitirá clasificar en función de la importancia de los artículos dentro de nuestro almacén y en relación a las compras/ventas que se han realizado de dicho producto.

Para mejorar la gestión y asignación de esta clasificación disponemos de una función de recálculo y asignación del ABC que permitirá seleccionar cualquiera de los tres valores. Dicho recálculo se podrá realizar con diferentes criterios definidos en los Parámetros de Estadísticas, en los que se puede definir si se tendrán en cuenta según Importes o según Cantidades, o si se realizarán en función de las Compras o las Ventas realizadas.

  • Cambios masivos en el Conteo Cíclico

Otra de las funcionalidades incorporadas es la posibilidad de realizar cambios masivos en nuestros conteos cíclicos. Estos cambios masivos se aplican en función de los filtros que vemos en la imagen mostrada a continuación, sobre la propiedad Conteo Cíclico de la ficha del artículo y el campo % Tolerancia de Conteo. Estos cambios no se realizarán sobre artículos de tipo Servicio o Genéricos.

Para la precisión del inventario deberíamos definir tres parámetros que indiquen la tolerancia (porcentual) o desviación que permitamos por categoría ABC. Aunque este dato también puede ser registrado por ficha de artículo.

  • Acceso a la opción de Conteo Cíclico

Para la precisión del inventario deberíamos definir tres parámetros que indiquen la tolerancia (porcentual) o desviación que permitamos por categoría ABC. Aunque este dato también puede ser registrado por ficha de artículo.

  • Acceso a la opción de Conteo Cíclico

Con el acceso a la opción de Conteo Cíclico se abrirá una nueva ventana, en la que aparecerá la cabecera de los conteos cíclicos. Dispondremos de los siguientes datos:

  • Código Conteo. Número de Conteo Cíclico asignado por la aplicación.
  • Fecha creación. Fecha de creación del documento de Conteo.
  • Estado actual del Conteo Cíclico.
  • Descripción. Descripción del Conteo.
  • Usuario de la última modificación del Conteo.
  • Asociado al Conteo, para conocer los días del mismo.
  • Fecha Inicio Conteo. Fecha que asigna automáticamente la aplicación cuando se inicia el conteo de inventario.
  • Fecha Fin Conteo. Fecha que asigna automáticamente la aplicación cuando se finaliza el conteo de inventario.
  • Días de Conteo. Campo del sistema que muestra los días de conteo que se deducen del calendario.
  • Número de artículos a contar a diario. Número de artículos que se deberán contar diariamente en cada uno de los recuentos generados.
  • Total Artículos a Contar. Número de artículos total que se deberá contar en todo el Conteo Cíclico.
  • Total Artículos Contados. Cantidad total de artículos ya contados en el presente Conteo.
  • Total Artículos con Diferencia. Número de artículos contados y que han reportado diferencia de inventario.
  • Número total de artículos contados dividido entre el número total de artículos a contar.
  • Precisión. Número total de artículos con diferencia divididos por el total de artículos a contar.

Hay dos botones de la botonera mostrada en la pantalla superior en los que haremos hincapié:

  • Botón de Recuentos. Detalles del conteo, relación de recuentos que debemos realizar y detalle de artículos.
  • Recálculo ABC. Este proceso recalculará los artículos incluidos en el conteo, así como las posibles variaciones que hayan aparecido a partir de los cambios realizados en la clasificación ABC de artículos que ya tengan recuentos realizados. Es posible que el recálculo incorpore nuevos artículos incluidos por el usuario.
  • Estados de los Conteos

Los conteos pasan, por lo menos, por cuatro estados de un total máximo de cinco:

  • Edición: El conteo está definiéndose
  • Definido: El conteo está definido pero todavía no se ha iniciado. En este punto todavía se puede retroceder para cambiar algún parámetro.
  • Liberado: El conteo cíclico ya se ha iniciado. No se podrá liberar un conteo cuya fecha de inicio sea superar a la fecha actual del sistema.
  • Finalizado: Indica la finalización del conteo.
  • Cancelado: Indica que el conteo fue cancelado por el usuario.

Los conteos que se encuentren en estado de Edición podrán ser sujetos al recálculo de ABC desde la ventana de estados de los conteos.

Tras definir un conteo y marcar su estado como tal, Definido, el sistema creará como líneas de conteo definido cada uno de los conteos diarios que hay que realizar.

Circuito (Recuentos del Conteo Cíclico)

Los conteos están formados por recuentos que, a su vez, contienen el número de artículos que se deberán contar.

  • Recuento:
    • Conteo Cíclico. Número de Conteo Cíclico al que hace referencia.
    • Recuentos realizados dentro del inventario cíclico.
    • Fecha de Conteo. Fecha del último conteo realizado.
    • Fecha de Ejecución. Fecha en la que se ha ejecutado el conteo.
    • Responsable de la Lista. Empleado responsable del recuento.
    • Responsable de la validación. Empleado responsable de la validación de los datos.
  • Artículos:
    • A contar. Artículos a contar en la lista (recuento).
    • Artículos contados pertenecientes a la lista (recuento).
    • Con Diferencias. Artículos pertenecientes a la lista con diferencias entre el inventario y el inventario contado.
    • Fuera de Tolerancia. Artículos que se han salido de la tolerancia permitida según la parametrización.

Una vez generado el recuento y asignado el personal que lo realizará y lo validará, entregaremos la lista de artículos que se deberán contar al responsable de la lista, que indicará posteriormente el inventario contado y, si es necesario, el Almacén, Zona, Ubicación, Lote y Matrícula del artículo.

Pasos finales del Conteo Cíclico

Tras delimitar correctamente todos los detalles precisos para la automatización del sistema de Conteo, indicando los parámetros y el personal necesario para esta tarea, tal y como hemos ido detallando previamente, el sistema nos indicará al finalizar el conteo que el estado del almacén está “Regularizado”, con lo que se nos pedirá una confirmación sobre si esto es realmente así. Si indicamos que el estado ciertamente ha pasado a regularizado, finalizará el conteo diario y podrá asignarse un nuevo conteo. No es posible iniciar un nuevo conteo sin finalizar el anterior.

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junio 1, 2016
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