Teletrabajo: cómo implementarlo

El coronavirus nos ha traído de golpe cambios en nuestra forma de trabajar, relacionarnos y comunicarnos. Como hemos recibido muchas consultas al respecto, te hemos preparado una pequeña guía para implantarlo en tu empresa, ya seas fabricante de materiales, distribuidor o trabajes en obras y servicios de instalación y mantenimiento. La buena noticia es que el teletrabajo es un paso más en nuestro proceso de digitalización, y todo lo que avancemos en este sentido nos ayudará a corto, y también a largo plazo. ¿Qué pasos debemos seguir?

1. Organizarnos bien con equipos a distancia

En primer lugar, necesitamos una persona que coordine o lidere el trabajo. Luego:

  1. Establece pautas muy claras: horario del empleado y cómo os vais a comunicar. Por ejemplo, con llamadas telefónicas o herramientas como Skype o MS Teams.
  2. Organiza reuniones regulares, mínimo semanales. Para empezar lo mejor es que sean diarias. Dado que no os vais a ver, tener reuniones de 5 minutos a primera hora de la mañana es una gran idea para coordinarse y sentirse equipo.
  3. Usa herramientas para colaborar. En GO!Manage cuentas con el chat en tiempo real, muy útil para coordinar al equipo esté donde esté. También tienes alertas por usuario y cuentas con toda la información importante del día a día. Mira el video de esta página donde te explicamos esta funcionalidad.
  4. Añade herramientas colaborativas como Skype, GotoMeeting o MS Teams, funcionan muy bien. MS Teams ofrece hoy 6 meses gratis, vale la pena probarlo. En Telematel nos va muy bien :)

2. Qué recomendaciones debemos dar a nuestros empleados

Aquí tienes algunas ideas que comparten los que saben de esto:

  • En lo posible, separa las estancias donde vas a vivir, de aquellas donde vas a trabajar.
  • Establece horarios y hábitos estrictos. Cuando empieces a trabajar, olvídate de la lavadora, la nevera o el fregar.
  • Al levantarte no te sientes directamente ante el ordenador. Dedica tiempo a desayunar, salir un momento a la terraza. Dúchate y vístete como si fueras a la oficina.
  • Y, muy importante: descansos y ejercicio diario. Coger fuerzas es esencial para seguir con buena intensidad.

3. Cómo conectarnos al programa de gestión ERP desde casa

Para poder trabajar con el ERP de forma remota, necesitas alguna herramienta o infraestructura que permita conectarte al escritorio de trabajo habitual. Dependiendo del tamaño de la empresa y del número de usuarios, nuestra recomendación variará:

  • Para las empresas más pequeñas: Existen opciones gratuitas o de bajo coste del tipo “control remoto”. Son herramientas que inicialmente se crearon para técnicos informáticos y que permitían que estos accedieran al ordenador de sus clientes a distancia. Teamviewer, Gotoassist o AnyDesk son algunos ejemplos. Hoy, también se utilizan para que un empleado pueda conectarse a su ordenador habitual. Y aunque la experiencia no es tan fluida como otras opciones, puede servir a corto plazo o para conexiones esporádicas.
  • Empresas para más de 15 empleados: recomendamos una estructura con más calidad tipo escritorio remoto “Remote Desktop Gateway”, Citrix o conexiones a través de VPNs. Una VPN es una red propia a través de internet, donde todos los ordenadores de la compañía pueden conectarse para acceder a programas y archivos compartidos.
  • Y los más grandes pueden utilizar la opción VDI.

Para esto, necesitarás ayuda de tu informático…

4. Consejo final

El teletrabajo puede ser una estupenda oportunidad. Aunque hoy quizá no lo hacemos por gusto, en realidad nos puede servir para conciliar, ahorrar costes, no perder tiempo en desplazamientos o trabajar con personas de gran talento que quizá viven más lejos. Cuando esta crisis pase un poco (o un mucho), el teletrabajo se quedará con nosotros y será para bien.

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