Cómo Cumplir con el Fichaje Digital Obligatorio en 2025

El fichaje digital obligatorio será una exigencia legal para todas las empresas en España antes de que termine el año 2025.
Con la nueva ley, se elimina el uso de papel o Excel para registrar la jornada laboral, obligando a implementar sistemas digitales homologados. Esta medida busca garantizar transparencia, proteger los derechos laborales y facilitar el control por parte de las autoridades.

En este artículo te contamos de qué trata esta normativa, y lo esencial para cumplir con la ley y evitar sanciones.

¿Qué es el fichaje digital obligatorio?

El fichaje digital obligatorio se presenta como la obligatoriedad de implementar sistemas de fichaje digital en todas las empresas que operan en España. Se considera uno de los cambios más significativos introducidos por el anteproyecto de Ley Laboral de 2024 en España.

La normativa busca garantizar un registro preciso y transparente de la jornada laboral, facilitando la inspección y el control por parte de las autoridades pertinentes.

¿De dónde viene la normativa de fichaje digital obligatorio?

La Ley de Fichaje Digital nace a raíz del anteproyecto de Ley Laboral de 2024 en España y del Real Decreto-Ley 8/2019.

Este introduce una variedad de cambios en la regulación de las condiciones de empleo, como la reducción de la jornada laboral semanal (que pasará a 37,5 horas sin reducción de salario), o el fichaje digital obligatorio.

Este cambio tiene como objetivos:

Mejorar el equilibrio entre la vida personal y profesional de los trabajadores.
Controlar precisamente las horas trabajadas y evitar prácticas como la prolongación injustificada de la jornada o el trabajo no declarado.
Luchar contra la falsa autonomía.
Reforzar los derechos de los trabajadores a tiempo parcial.
Fomentar la creación de empleo estable mediante bonificaciones a la contratación.

¿Qué implica el fichaje digital para las empresas?

El fichaje digital obligatorio establece varios requisitos que las empresas deberán cumplir, entre ellos:

Eliminación del fichaje en herramientas no homologadas. Se prohíbe estrictamente el registro de la jornada laboral en papel o hojas de cálculo como Excel.
Conservación de los datos. Todas las empresas deberán conservar los registros de jornada laboral durante 4 años, como mínimo.
Acceso telemático y transparente. La inspección de trabajo y seguridad social deberán poder acceder de forma telemática a los registros de la jornada, para verificar su cumplimiento.
Seguridad de los datos. La solución de fichaje digital utilizada por la empresa deberá garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales de los trabajadores.

¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?

Inicialmente, la propuesta de nueva ley sobre el fichaje digital obligatorio en España debía comenzar a implementarse a finales de 2024, pero no fue hasta el 4 de febrero de 2025 que el Gobierno aprobó el anteproyecto de la reducción de jornada laboral.

Ahora, se espera que la aprobación Parlamentaria tenga lugar en junio de 2025, pero no hay ninguna certeza al respecto.

¿A qué sanciones se enfrentan las empresas por no cumplir con la Ley?

Registrar el fichaje de los trabajadores de forma incorrecta (ya sea por error o intencionadamente), puede implicar sanciones económicas para el trabajador y la empresa.

La gravedad de las sanciones o multas dependerá de varios factores, pero se estima que llegarán hasta los 7.000€ por trabajador, de acuerdo con la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

¿Estará prohibido el registro de la jornada laboral en papel? ¿Y en Excel?

Estará prohibido registrar la jornada laboral de los empleados en papel, que ya según el anteproyecto de ley laboral, el registro de la jornada de trabajo se deberá realizar exclusivamente a través de medios digitales.

En cuanto a Excel, aunque se considera una herramienta digital, no cumple con los requisitos necesarios ya que no permite someterse a auditorías automáticas y carece de la seguridad y trazabilidad que los sistemas de fichaje digital aprobados deben ofrecer.

De esta forma, las empresas no podrán realizar el control horario de los trabajadores mediante papel o Excel, y deberán adoptar un software homologado como Mobile F.

¿Cómo implementar un sistema de fichaje digital válido?

Implementar una solución de fichaje digital es esencial para cumplir con la normativa de fichaje digital obligatorio.

En Telematel recomendamos que optes por soluciones que se adapten a las necesidades de tu empresa y que se puedan integrar con tus sistemas de gestión empresarial. De esta forma, tus datos estarán centralizados y serán fácilmente tratables tanto por ti, como para las autoridades pertinentes.

Un ejemplo de herramienta válida para cumplir con el fichaje digital obligatorio es Mobile F, la aplicación de control horario de Telematel. Esta app se considera un software homologado, de manera que permite cumplir con la ley de forma fácil y segura.
Además, las empresas que trabajen con el ERP GO!Manage podrán usar Mobile F totalmente integrado en su programa de gestión, dotando de mayor eficiencia y productividad al negocio.

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