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Gestión de artículos genéricos mediante ERP

El ERP nos proporciona una solución para la gestión rápida y sencilla de artículos genéricos o sin codificar

En el sector de la distribución es muy común ofertar o adquirir artículos que no estén codificados. A estos artículos genéricos que no tenemos codificados se les puede llamar también artículos de entrada por salida y son artículos que tenemos registrados para un determinado cliente.

Los artículos genéricos tienen como principal característica que no tienen stock. Es decir, son artículos de salida no codificados y sin coste medio. Estos artículos genéricos nos van a provocar una dotación de recursos para su control y gestión. Frente a estos artículos genéricos, la empresa puede pedir que se den de alta en nuestra gestión y, por lo tanto, que sean codificados. El proceso para codificar un artículo se tiene que hacer de artículo en artículo y de una manera manual.

La solución que nos propone en este sentido el ErP es generar artículos codificados a partir de artículos genéricos, de una manera rápida y sencilla. Además, también nos ofrece la posibilidad de acceder al banco de datos y poder seleccionar cualquiera de los productos que aparecen en el catálogo de nuestros fabricantes. En definitiva, nos permite, mediante un procedimiento sencillo, ofertar o implementar un producto en un documento de venta.

Pasos para codificar un artículo genérico

A continuación te vamos a explicar el proceso para llevar a cabo una codificación de artículos, mediante unos sencillos pasos:

1. Abrimos el ERP y vamos a la pestaña Documentos de Venta. Como que vamos a crear una oferta seleccionamos la opción de ofertas y buscamos la procedencia del artículo. Éste se nos va a poner en la línea de detalle y vamos a darle de alta.

2. Cuando seleccionamos un artículo del catálogo, al incorporarlo a nuestro documento de venta o compra, si el programa detecta que ya está codificado no lo sustituye por el que tenemos en ficha. En cambio, si detecta que aún no se ha codificado nos va a crear un artículo genérico identificado por el dólar más el número de la marca

3. Otra ventaja del ERP es que cuando utilizamos un artículo del banco de datos o uno genérico, nos detecta de qué marca procede y nos muestra los descuentos que tengamos asignados, tanto por marca y grupo como por marca y familia. Mediante un clic, podemos seleccionar la agrupación deseada y el programa nos asignará tanto el descuento de compra como el descuento de venta.

4. Si le damos a la opción de aceptar, recuperaríamos del banco de datos la descripción y la referencia, por lo que podemos asignarle un descuento y nos traería la tarifa correspondiente.

5. Una vez el artículo ya está grabado, tenemos la posibilidad de parametrizar para que en diferentes documentos el programa genere de forma automática la ficha de producto, con unas características muy específicas. Las acciones que nos permite realizar son identificar la descripción, establecer el código del artículo como la referencia del fabricante, recuperar la tarifa que hayamos puesto o la del banco de datos, entre otras.

A nivel de ficha, podemos identificar una situación específica y hacer que el ERP nos sirva de herramienta para buscar estos artículos que se han codificado de forma automática. Esto nos permitirá tener un control de los artículos codificados y no codificados.

Otra acción que nos permite el ERP es crear una autorización para que una oferta que contenga artículos genéricos sea autorizada por un personal predeterminado para estos efectos y cualificada. Mediante la pestaña configuración > seguridad > autorizaciones podemos crear una autorización, de forma que cuando se vaya a ofertar esta oferta y pasarla a aceptada me solicite una autorización, quedando registrado qué usuario ha permitido el traspaso de una oferta a pedido con artículos genéricos.

Si queremos conocer como están nuestros pedidos, lo que tendremos que hacer es acceder a la pestaña pedidos > mantenimiento de pedidos. Aquí buscaremos el pedido que acabamos de generar con los artículos genéricos y los relacionaremos con una compra para que no tengamos stock. Esto se hace mediante las vinculaciones. En caso de que tengamos que cerrar un pedido de venta vinculado con un pedido de compra, que contenga un artículo genérico, tenemos la posibilidad de implementar un control, para que nos indique que existen cantidades vinculadas de un artículo que no está codificado.

Si lo que queremos es gestionar la recepción de compras, deberemos de ir a la pestaña pedidos > mantenimiento de pedidos y seleccionar nuestro pedido, confirmarlo y pasarlo a albarán. En las vinculaciones de un pedido de compra con artículos genéricos el programa nos crea tanto el albarán de entrada como el albarán de salida.

Uno de los procesos que más nos cuesta en nuestra gestión diaria es el control de los artículos sin codificar, es decir, en qué documentos de entrada y qué documentos de salida lo tenemos implementado. Para ello disponemos en la pestaña almacén > movimientos > consultas y listado > stock en genéricos, de una opción que nos permite visualizar mediante una lista en qué documento de entrada y en qué documento de salida se han utilizado los artículos genéricos.  Podremos establecer así un control de si se han utilizado correctamente estos productos de artículos genéricos.

Ventajas del ERP ante la codificación de artículos genéricos

En definitiva, las ventajas que nos ofrece el ERP en materia de gestión de artículos genéricos o de entrada por salida son las siguientes:

  • Gestionar y controlar las entradas y salidas de productos no codificados,
  • Gestionar de una manera ágil y sencilla la creación de productos no codificados
  • Relacionarlo con las correspondientes compras de estos mismos productos
  • Utilizarlos en cualquier documento, tanto de compra como de venta, ya sea oferta, pedido o albarán factura de venta o pedido, albarán o factura de compra.

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