Cómo hacer inventario y no morir en el intento

Cuando llega esta época muchas empresas se preguntan “cómo hacer inventario” sin caer en una tarea ineficiente, tediosa y abrumadora.

Es una tarea imprescindible hacer inventario en la Empresa Distribuidora, la Empresa de Obras y Servicios o incluso de Mantenimiento SAT: todos aquellos que tengan algo de almacén. Aunque algunos aún lo dudan.

Hacer inventario… ¿pero quién empezó?

Los inventores fueron unos señores que en unas épocas tenían excedentes de cosechas en grandes cantidades… y que en otras épocas afrontaban largos períodos de sequía: los egipcios. Miles y miles de años atrás el inventario ya demostraba su imprescindible función de asegurar la supervivencia… de ¡toda una civilización! Como es sabido los egipcios crearon maravillas como las pirámides de Keops, o los bellos sarcófagos. Pero es que, gracias a los inventarios –al menos en parte, esa magnífica civilización pudo inventar las cerraduras, la pasta de dientes o el papiro. ¿Se imaginan vivir hoy sin papel?

Con lo anterior, parece que ya queda más que justificado que todas las organizaciones deben de tener un buen sistema de planificación y control del inventario, ¿no?

La importancia de cómo hacer un buen inventario en la empresa de hoy.

Prácticamente todas las organizaciones requieren de un mayor o menor inventario para funcionar. La Empresa Distribuidora u otras de comercialización como mayoristas, hacen de su almacén el centro de su negocio, y de él y su gestión depende la eficiencia de su negocio. Otras empresas como la Empresa de Obras y servicios, Empresa Instaladora o de servicios de Mantenimiento o SAT pueden requerir un inventario menor, pero en cuanto hay inventario hay recursos: siempre escasos y siempre valiosos.
Una Empresa Distribuidora típica puede tener un 80% de su activo en circulante, y de éste el 50% en financiación a clientes y el 30% en existencias. Y en la Cuenta de Resultados la principal partida de gastos son, cómo no, los aprovisionamientos: hasta el 75% del total de ingresos.

Hacer inventario sí, pero…

Vista la importancia de hacer inventario y un buen inventario, es sorprendente que aún hoy el control de inventario es una tarea ampliamente desatendida en el sector de la Empresa Distribuidora: ¿se dispone de registros fiables? ¿hay un responsable de inventario? ¿tienen definidas políticas claras? ¿y sistemas que ayuden? Se dirá: depende del tamaño de la empresa… pues no, depende de la gestión.

4 consejos para facilitar el hacer inventario

1. Hacer inventario en fechas con poca actividad (un puente largo por ejemplo), simplificará la tarea con menos unidades por contar y menos movimiento que interrumpa el proceso.
2. Planificar las tareas siempre ayuda a simplificar y evitar dificultades de: distribuye las tareas a realizar, las zonas del almacén, comunícalo al personal y formales en lo que deben realizar (¿habrá pasado un año desde que lo hicieron por última vez?)
3. Ve a ver el video demo de cómo gestionar el inventario desde el Programa de Gestión Telematel (link), así podrás aprovechar mucho mejor tu programa de gestión.
4. Consulta los 4 consejos prácticos antes de empezar

Xavier Fericle

CEO del Grupo Telematel desde donde lidera a un equipo de más de 70 personas orientadas a mejorar los resultados empresariales de nuestros clientes.

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diciembre 3, 2015
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