Telematel, S.LReciba el mejor asesoramiento en el diseño e instalación de Sistemas de Información, en la implantación del Software de Gestión ó en la reorganización de los procesos del negocio, para así determinar los cambios organizativos que permitan implantar una organización de alto rendimiento:
A medida que la tecnología avanza y las empresas crecen en número de centros, empleados, y actividades, las aplicaciones de los sistemas de información se tienen que ir adecuando a estos cambios.
Desde TELEMATEL ofrecemos servicios para validar y adecuar sus infraestructuras tecnológicas para un funcionamiento eficiente y económico de sus aplicativos y necesidades de información.
Servicios clave:
Estrategia de Infraestructuras Tecnológicas
Identificación de necesidades informativas
Diseño del Modelo de Infraestructuras Tecnológicas
Evaluación del Modelo Actual
Diseño del Nuevo Modelo
Validación del Modelo
Coordinación de la implementación del Nuevo Modelo de Infraestructuras Tecnológicas
Tanto los Técnicos de Sistemas la Red de Partners como TELEMATEL están Certificados y tienen una amplia experiencia diseñando, implementando y manteniendo Redes locales, Redes remotas, Sistemas de Comunicación (replicativos u on-line), Servidores NT, Servidores UNIX, Servidores de Aplicaciones, Servidores de Ficheros, Servidores de Comunicaciones, Sistemas de Firewall, Sistemas de Copias de Seguridad, Servicios de acceso y conectividad, Servicios de mensajería electrónica, y Servicios de Albergue y Mantenimiento de Soluciones Web.
Reúne todos aquellos servicios necesarios para la Puesta en Marcha de la Aplicación. Estos servicios básicamente cubren la Organización y Gestión del Proyecto, la Definición de Criterios de Trabajo y Uso de la aplicación, el Traspaso automático de Datos de la antigua aplicación, la Definición de Parámetros y Datos Maestros, la Implantación de la Seguridad, el Diseño de Formularios, Listados y Plantillas necesarios por la organización para la puesta en marcha, las Pruebas Piloto por Área de Gestión, y la Puesta en marcha de la Aplicación.
El proyecto de Implantación se formaliza en una Propuesta donde se enuncian las razones y oportunidades, los objetivos, el alcance y la metodología del proyecto, identificando los hitos parciales y estableciendo la planificación detallada del proyecto, el equipo de trabajo, y defina las condiciones económicas.
1. Definición del Proyecto de Implantación
Análisis de la Actividad de Negocio de la Empresa. El análisis de la Actividad permite identificar los objetivos y criterios de implantación, estableciendo los resultados medibles que se alcanzarán al finalizar el proyecto. En función de la actividad comercial de la empresa deberá reforzarse la implantación en un módulo o departamento concreto de la empresa.
Estudio Circuito actual de los Documentos. Comprende el estudio de esquemas en los que se representen el circuito de los documentos de las actividades genéricas (compras, ventas, gestión proyectos...), estos esquemas deben ser empleados en el análisis de ineficiencias del circuito.
Descripción de los Puestos de Trabajo. Ficha en la que cada usuario detalla sus tareas actuales, especificando las prestaciones que solicita del programa para poder agilizar su trabajo diario
2. Gestión del Proyecto de Implantación
Identificación de los Usuarios Clave del Proyecto. Los usuarios clave son aquellos miembros de la organización que debido a sus capacidades y posición jerárquica son los interlocutores válidos en los distintos ámbitos de la aplicación. De entre los usuarios clave destacamos el Project Manager, representante de la empresa cliente en las reuniones de seguimiento del proyecto.
Planificación Detallada de las Actividades del Proyecto. El proceso de implantación se define como un proyecto en el que se configuran las distintas tareas a realizar, definiendo la duración de las distintas tareas y los usuarios designados a realizarlas. La planificación tiene en cuenta la dedicación diaria al proyecto por parte de cada departamento, al mismo tiempo la planificación contempla la fecha objetivo de finalización del proyecto.
3. Presentación del Proyecto de Implantación
Presentación de las Líneas Básicas del Proyecto. Resumen de la planificación realizada detallando la dedicación prevista por parte de la empresa a las tareas de implantación y las fechas claves del proyecto. Se establece también la sistemática que se emplea en el seguimiento del proyecto (Informes de Avance, Reuniónes de Seguimiento, etc...), así como las normas básicas de funcionamiento.
Definición de los Hitos del Proyecto (objetivos a conseguir). Establecimientos de los hitos a conseguir con la implantación del nuevo software. Estos hitos se asocian a las mejoras organizativas que aportará el nuevo programa y la nueva sistemática de trabajo. Para el establecimiento de hitos se analiza la información recogida durante la fase de Defonoción del Proyecto de Implantación.
Calendario de Trabajo Definido. Detalle del calendario de trabajo del proyecto, es decir, un documento en el que se indica el número de horas que cada departamento y/o usuario deberá dedicar diariamente para poder conseguir finalizar la implantación en la fecha especificada. En el establecimiento del calendario se alinean las necesidades de avance del proyecto y las de la organización para garantizar el mantenimiento del nivel de actividad.
Puntos de Diseño del Proyecto, presentación de alternativas. Con el estudio realizado para la definición de objetivos (hitos) se establecen también los puntos de diseño, es decir las actividades del cliente que no quedan perfectamente contempladas en la aplicación. Sobre estas actividades se definen unas alternativas de trabajo, es decir, las posibles adaptaciones al programa que deben efectuarse para poder gestionar esta actividad.
4. Conversión de Datos, "PORTING"
Identificación de Datos Aplicación Anterior. Búsqueda de los datos requeridos en la aplicación anterior. Los datos necesarios para completar una tabla del nuevo software puede requerir los datos de distintas tablas de la aplicación anterior.
Análisis de correspondencia de Datos Aplicación Anterior / Aplicación Nueva. Comprobación que los datos requeridos de la aplicación anterior concuerdan con los que requiere el nuevo software. En este análisis se contempla la naturaleza de los datos y su significado, es decir, un campo de la aplicación anterior puede tener un significado totalmente diferente en el nuevo software.
Definición de la Conversión de Datos "porting". Se establecen las modificaciones en los datos que deben efectuarse para poder introducirlas en el nuevo software, al mismo tiempo se identifican los valores -por defecto- a establecer en el traspaso.
Depuración de Datos Introducidos vía Conversión. Comprobación que los datos introducidos en el nuevo software son coherentes, revisando que no queden valores trascendentales sin informar.
5. Seguimiento del Proyecto de Implantación
Análisis Periódico de las Desviaciones del Proyecto. De forma periódica se especifican reuniones para supervisar el estado del proyecto. Debe analizarse el desarrollo del proyecto hasta el momento, detallando las desviaciones acumuladas hasta el momento y la fecha de finalización del proyecto prevista.
Edición de Informes Mensuales de la Situación del Proyecto. Informe detallado en el que se indican todas las acciones efectuadas en el proyecto de implantación. Estos informes son el marco ideal para incluir opiniones objetivas sobre la involucración al proyecto por parte de cada miembro de la organización. En caso de producirse desviaciones del proyecto se establecerán en estos informes las medidas a tomar. En caso de que se retrase la fecha prevista de finalización del proyecto se detallarán y justificarán las razones.
Informe de los Puntos de Diseño hallados en la Implantación, planteando alternativas. Informe en el que están recogidas las actividades de la empresa que no quedan bien contempladas en la aplicación. Para cada una de estas actividades se realiza un análisis individual ofreciendo las alternativas más viables para su resolución.
Informe de Situación en momentos Estratégicos del Proyecto. Puede ser necesario en determinados momentos realizar un informe resumen del proyecto de implantación. Este informe recopila los errores pasados ofreciendo las acciones a emprender para evitar la repetición de estos errores. Estos informes también pueden ser utilizados como advertencia al cliente sobre la insuficiente dedicación al proyecto por parte de la organización.
6. Prueba Piloto
Formación Específica. Antes de iniciar la prueba piloto se determina la formación de refuerzo que requieren los usuarios para registrar su actividad con el nuevo programa. Esta formación se integra dentro de la prueba piloto y será uno de los pasos a cubrir que garantizarán el éxito de la prueba piloto.
Pruebas Unitarias e Integradas entre Áreas. Cada una de las áreas o departamentos de la organización deben efectuar pruebas de funcionamiento en las que se contemple de forma estanca su actividad, posteriormente se efectúan simulaciones completas de circuitos involucrando a diferentes departamentos. Durante esta fase se tratarán todas las excepciones de forma que los usuarios puedan conocer las acciones a emprender ante cualquier situación.
Validación por Usuarios finales de la Prueba Piloto. Los usuarios implicados en la Prueba Piloto deben efectuar una valoración de los resultados de la Prueba. En esta valoración se notifican todas las incidencias detectadas, valorando la importancia de las mismas y el grado de adecuación del programa al funcionamiento de la organización.
7. Puesta en Marcha “Kick-off”
Seguimiento de la explotación del Sistema Informático. Durante la puesta en funcionamiento del nuevo sistema debe realizarse un seguimiento diario y pormenorizado del mismo, realizando las acciones de soporte para garantizar que la puesta en funcionamiento del nuevo sistema no afecte a la operativa diaria de los distintos miembros de la organización.
Reúne todos aquellos servicios necesarios para la mejora y racionalización de los procesos de negocio del cliente mediante el uso de la aplicación de gestión.
Estos servicios básicamente cubren la Definición del Sistema de Codificación de Materiales, la Gestión de Stocks, el Mapeado del Almacén, la Gestión Logística, el Control de Almacenes con LDT, la Ingeniería de Producto, la Gestión de la Producción, la Imputación de Tiempos, la Gestión de Precios, Descuentos y Costes, el Seguimiento de las Obras, el Cálculo de las Desviaciones y la Racionalización de los Circuitos de Documentos.
Debe realizarse una Propuesta donde enuncie las razones y oportunidades del proyecto, explique los objetivos, el alcance y la metodología.
1. Gestión de Entrevistas
Planificación y Diseño de Entrevistas. Método a seguir en la planificación de las entrevistas a los miembros clave de la organización. Estas entrevistas deben prepararse debidamente para garantizar su máximo provecho.
Proceso de Conducción de entrevistas. Las entrevistas deben conducirse según unos parámetros preestablecidos
2. Análisis del Modelo de gestión actual del Negocio
Definición del Modelo de Funciones. Estudio de todas las funciones que efectúa la empresa cliente. Las funciones corresponden a actividades de negocio a las que aporta un valor añadido la empresa. Estas funciones son críticas para el control de los ingresos de la organización y para la determinación de la actividad crítica de la empresa.
Definición del Modelo de Procesos. Los procesos conforman los flujos de actividad de la organización. Cada proceso es una carga de trabajo que afecta a distintos departamentos y puestos de trabajo de la organización. La definición de los distintos procesos conforman un esquema de la actividad de negocio de la empresa.
3. Definición del nuevo modelo de Gestión de Negocio
Nuevo Modelo de Funciones. Definición exacta de las funciones de la empresa. Debe valorarse qué funciones son las que aportan valor a la empresa y por tanto son estratégicas. La identificación de las funciones permitirá conocer cuáles de ellas son consideradas como imprescindibles y por tanto deben integrarse como funciones internas de la empresa. El outsorcing deberá plantearse como alternativa a las funciones paralelas y que debido a su baja relevancia no sea necesario realizarlas internamente en la organización.
Nuevo Modelo de Procesos. Los distintos procesos de las funciones internas deberán revisarse para intentar alcanzar unos altos índices de eficiencia interna, que permita optimizar los recursos empleados en la gestión de los distintos procesos. Los nuevos procesos deben basarse en las ventajas que aporta el nuevo software de gestión.
Análisis de Viabilidad/Riesgo. Las decisiones emprendidas en cuanto a modificaciones de las funciones estratégicas de la empresa, y los procesos de negocio, se deben valorar estudiando su viabilidad, es decir, comprobando si la organización dispone de recursos y capacidades para poder hacer frente a los cambios. Un cambio inviable se convierte en un lastre para la organización.
4. Conversión de Datos, "PORTING"
Identificación de Datos Aplicación Anterior. Búsqueda de los datos requeridos en la aplicación anterior. Los datos necesarios para completar una tabla del nuevo software puede requerir los datos de distintas tablas de la aplicación anterior.
Análisis de correspondencia de Datos Aplicación Anterior / Aplicación Nueva. Comprobación que los datos requeridos de la aplicación anterior concuerdan con los que requiere el nuevo software. En este análisis debe contemplarse la naturaleza de los datos y su significado, es decir, un campo de la aplicación anterior puede tener un significado totalmente diferente en el nuevo software.
Definición de la Conversión de Datos "porting". Se establecen las modificaciones en los datos que deben efectuarse para poder introducirlas en el nuevo software, al mismo tiempo es posible que deban definirse valores por defecto debido a que no hay ningún campo equivalente en la aplicación anterior.
Depuración de Datos Introducidos vía Conversión. Comprobación que los datos introducidos en el nuevo software son coherentes. Debe verificarse que no queden campos de datos en blanco, validar que un registro puede localizarse correctamente. Modificación de los datos introducidos por defecto. Introducción de datos no recuperados en el "porting".
5. Seguimiento del Proyecto de Implantación
Análisis Periódico de las Desviaciones del Proyecto. De forma periódica se especifican reuniones para supervisar el estado del proyecto. Debe analizarse el desarrollo del proyecto hasta el momento, detallando las desviaciones acumuladas hasta el momento y la fecha de finalización del proyecto prevista.
Edición de Informes Mensuales de la Situación del Proyecto. Informe detallado en el que se indiquen todas las acciones efectuadas en el proyecto de implantación. Debe emplearse como resumen de actividades pero también como termómetro del estado de opinión. Estos informes son el marco ideal para incluir opiniones objetivas sobre la involucración al proyecto por parte de cada miembro de la organización. En caso de producirse desviaciones del proyecto se establecerán las medidas a tomar. En caso de que se retrase la fecha prevista de finalización del proyecto se detallarán y justificarán las razones.
Informe de los Puntos de Diseño hallados en la Implantación, planteando alternativas. Informe en el que deben estar recogidas las actividades de la empresa que no quedan bien
contempladas en la aplicación. Debe analizarse individualmente cada una de estas actividades, ofreciendo las alternativas más viables para su resolución.
Informe de Situación en momentos Estratégicos del Proyecto. Puede ser necesario en determinados momentos realizar un informe resumen del proyecto de implantación. Especificando las razones que justifican el informe. Este informe debe recopilar los errores pasados ofreciendo las acciones a emprender para evitar la repetición de estos errores. Estos informes también pueden ser utilizados como advertencia al cliente sobre la insuficiente dedicación al proyecto por parte de la organización.
6. Prueba Piloto
Formación Específica. Antes de iniciar la prueba piloto se determina la formación de refuerzo que requieren los usuarios para registrar su actividad con el nuevo programa. Esta formación debe integrarse dentro de la prueba piloto y será uno de los pasos a cubrir que garantizarán el éxito de la prueba piloto.
Pruebas Unitarias e Integradas entre Áreas. Cada una de las áreas o departamentos de la organización deberán efectuar pruebas de funcionamiento en las que se contemple de forma estanca su actividad. Durante esta fase se tratarán todas las excepciones de forma que los usuarios puedan conocer las acciones a emprender ante cualquier situación.
Validación por Usuarios finales de la Prueba Piloto. Los usuarios implicados en la Prueba Piloto deben efectuar una valoración de los resultados de la Prueba. En esta valoración se notifican todas las incidencias detectadas, valorando la importancia de las mismas y el grado de adecuación del programa al funcionamiento de la organización.
7. Gestión del Cambio Organizativo
Análisis de Involucración. Todo cambio organizativo supone un esfuerzo por parte de los implicados. Este esfuerzo sólo es asumible si los miembros conocen y pueden valorar las ventajas de estos cambios. La información es clave para que los miembros estén involucrados en el proyecto y por tanto sean garantía de su éxito.
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